Mediante el
Asistente para exportación, puede exportar datos de una base de datos de Access
en un formato de archivo que Microsoft Excel puede leer. En este artículo se
muestra la forma de preparar y exportar datos a Excel, además de ofrecerle
algunas sugerencias para solucionar problemas comunes que pueden ocurrir.
·
Solucionar valores que faltan o son incorrectos
Cuando exporta
datos a Excel, Access crea una copia de los datos seleccionados y, a
continuación, almacena los datos copiados en un archivo que se puede abrir en
Excel. Si copia datos de Access a Excel con frecuencia, puede guardar los
detalles de una operación de exportación para usos futuros e incluso programar
la operación de exportación para que se ejecute automáticamente en intervalos
establecidos.
Escenarios comunes para exportar datos a Excel
·
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel para trabajar
con datos. Guarda los datos en las bases de datos de Access pero utiliza Excel
para analizar los datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo
exporta actualmente datos a Excel cuando y como lo necesita pero desea aumentar
la eficacia de este proceso.
·
Es usuario de Access desde hace tiempo pero su administrador prefiere
trabajar con los datos en Excel. A intervalos regulares, suele copiar los datos
en Excel, pero desea automatizar este proceso para ahorrar tiempo
.
Acerca de la exportación de datos a Excel
·
Access no incluye ningún comando “Guardar como” para el formato Excel.
Para copiar datos en Excel, debe usar la característica de exportación descrita
en este artículo, o bien copiar los datos de Access en el portapapeles y luego
pegarlos en una hoja de cálculo de Excel.
·
Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes. También puede
exportar los registros seleccionados en una vista de varios registros, como una
hoja de datos.
·
Microsoft Excel incluye un comando para importar datos de una base de
datos de Access. Puede usar ese comando en lugar del comando de exportación en
Access; no obstante, el comando de importación de Excel solo le permite
importar tablas o consultas. Para más información, vea el artículo en la Ayuda
de Excel sobre cómo conectarse con datos externos (importar).
·
No puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios,
informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas
secundarias de datos, solo se exporta el formulario, el informe o la hoja de
datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada
subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a
Excel.
·
Solo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de
exportación. No obstante, puede combinar varias hojas de cálculo en Excel
después de finalizar las operaciones individuales de exportación.
Prepararse para la operación de exportación
Antes de realizar
un procedimiento de exportación, es una buena idea revisar los datos que desea
exportar para asegurarse de que no contienen indicadores de error o valores de
error. Si hay algún error, intente resolverlo antes de exportar los datos a
Excel. De lo contario, se pueden producir problemas durante la operación de
exportación y pueden aparecer valores nulos en las celdas de la hoja de cálculo
de Excel. Para obtener más información acerca de los problemas que pueden
ocurrir al exportar a Excel, vea la sección sobre cómo solucionar valores que faltan o son incorrectos.
Si el objeto de
origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los datos con
formato o sin él. Esta decisión afecta a dos aspectos del libro resultante: la
cantidad de datos que se exportan y el formato de presentación de los datos. La
tabla siguiente describe el resultado de exportar datos con y sin formato.
1. Elija el libro de
destino y el formato de archivo. Tenga en cuenta que los informes solo se
pueden exportar en el antiguo formato de archivo *.xls, no en el nuevo *.xlsx.
Durante la
operación de exportación, Access le pide que especifique el nombre del libro de
destino. En la tabla siguiente se resume cuándo se crea un libro (si no existe
aún) y cuándo se sobrescribe (si ya existe).
Los datos siempre
se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos en una hoja
de cálculo existente o en un rango con nombre.
Ejecutar la operación de exportación
1. Si el libro de
destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.
2. En el panel de
navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que desea
exportar.
3. En el grupo Exportar de
la ficha Datos externos, haga clic en Excel.
4. En el cuadro de
diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el
nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del
objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.
5. En el cuadro Formato
de archivo, seleccione el formato de archivo que desee.
6. Si está exportando
una tabla o consulta y desea exportar datos con formato, seleccione Exportar
datos con formato y diseño. Para obtener más información, vea la sección
sobre cómo prepararse para la operación de exportación.
NOTA Si está exportando un formulario o un informe, esta opción
siempre está seleccionada pero no puede modificarse (aparece atenuada).
7. Para ver el libro
de destino de Excel cuando se complete la operación de exportación, active la
casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de
exportación.
Si el objeto de
origen está abierto y selecciona uno o varios registros en la vista antes de
iniciar la operación de exportación, puede seleccionar Exportar solo
los registros seleccionados. Para exportar todos los registros presentados
en la vista, deje sin activar esta casilla.
NOTA Esta casilla no está disponible (aparece atenuada) si no
hay registros seleccionados.
8. Haga clic en Aceptar.
Si se produce un
error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje en el que se
describe la causa del error. De lo contrario, Access exporta los datos y, según
su selección en el paso 7, abre el libro de destino en Excel. A continuación,
Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear una especificación
con la información de la operación de exportación.
1. Haga clic en Sí para
guardar la información de la operación de exportación para usos futuros.
Guardar la
información ayuda a repetir la misma operación de exportación en el futuro sin
necesidad de configurar todo el Asistente cada vez.
2. En el cuadro Guardar
como, escriba un nombre para la especificación de exportación.
Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
3. Si tiene instalado
Microsoft Outlook en su equipo y desea realizar la operación de exportación en
intervalos fijos (por ejemplo, semanal o mensualmente), active la casilla Crear
tarea de Outlook.
Esta acción crea
una tarea de Outlook que le permite ejecutar la exportación al hacer clic en un
botón en Outlook.
4. Haga clic en Guardar
exportación Si Outlook está instalado, Access lo abrirá.
NOTA Si Outlook no está instalado, aparece un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.
En Outlook, revise
y modifique la configuración de la tarea (por ejemplo, Fecha de
vencimiento y Aviso).
Para hacer que la
tarea se repita, haga clic en Periodicidad y rellene la
información.
5. Haga clic en Guardar
y cerrar.
Ejecutar una exportación guardada
1. En el panel de
configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a
continuación, haga doble clic en la tarea que desee ejecutar.
2. En la pestaña Tarea,
en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar
importación.
3. En Excel, abra el
libro de destino y compruebe que todos los datos se hayan copiado a las celdas
correctas.
Si eligió copiar
solo los datos y no el formato en un libro existente, este puede contener
varias hojas de cálculo. Busque la hoja que corresponda a la operación de
exportación y revise las celdas de esa hoja.
Solucionar valores que faltan o son incorrectos
En la tabla
siguiente, se describen varias maneras de solucionar errores comunes.
SUGERENCIA Si observa que solo faltan unos pocos
valores, corríjalos en el libro de Excel. Si no es así, corrija el objeto de
origen en la base de datos de Access y repita la operación de exportación.
Importar o exportar archivos de texto
Hay dos formas de importar
datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel: puede abrir el archivo
de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos. Para exportar datos
de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como.
Son dos los
formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:
·
Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de
tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
·
Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el
carácter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el
carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados
como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación
de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.
NOTAS
·
Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
·
Tanto si va a importar o exportar datos, es posible que desee obtener
más información sobre los convertidores de texto de Excel. Para obtener más
información, vea la sección sobre formatos de texto en el tema de Ayuda sobre formatos de archivo compatibles en Excel y la sección
sobre formatos de archivos de texto en el tema de Ayuda sobre el formato y las funciones de Excel que no se
transfieren a otros formatos de archivo.
¿Qué desea hacer?
Un archivo de texto
creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el
comando Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el
formato del archivo: puede verlo en la barra de título de Excel, donde el
nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por
ejemplo, .txt or .csv).
1. Haga clic en
el botón de Microsoft Office 
y, a
continuación, haga clic en Abrir.
y, a
continuación, haga clic en Abrir.
Aparece el cuadro
de diálogo Abrir.
2. En los equipos que
ejecuten Windows Vista
·
En la lista, seleccione Archivos de texto.
En los equipos que
ejecuten Microsoft Windows XP
·
En la lista Tipo de archivo, seleccione Archivos de
texto.
3. En los equipos que
ejecuten Windows Vista
·
En la barra de direcciones, busque y haga doble clic en el
archivo de texto que desea abrir:
En los equipos que
ejecuten Microsoft Windows XP
·
En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el
archivo de texto que desea abrir.
·
Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente
para importar texto.
Siga las
instrucciones del Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda 
para
obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto o
vea Asistente para importar texto. Cuando
termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para
completar la operación de importar.
para
obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto o
vea Asistente para importar texto. Cuando
termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para
completar la operación de importar.
·
Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo
de texto y muestra los datos en un libro nuevo.
NOTA Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuración de
formato de datos predeterminada para interpretar el modo en que debe importar
cada columna de datos. Puede usar el Asistente para importar texto si desea
disponer de mayor flexibilidad para convertir las columnas a los distintos
formatos de datos. Por ejemplo, es posible que el formato de una columna de
datos del archivo .csv sea MDA, pero el formato de datos predeterminado de
Excel sea AMD, o puede que desee convertir en texto una columna de números
precedida de ceros para conservar dichos ceros. Para ejecutar el Asistente para
importar texto, puede cambiar la extensión .csv del nombre del archivo a .txt
antes de abrirlo, o bien, puede importar un archivo de texto conectándose a él.
Puede importar
datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos.
1. Haga clic en la
celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.
2. En la ficha Datos,
en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde
texto.
3. En los equipos que
ejecuten Windows Vista
·
En la barra de direcciones, busque y haga clic en el archivo
de texto que desea importar.
En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
·
En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el
archivo de texto que desea importar.
Siga las
instrucciones del Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda para
obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto o vea Asistente para importar texto. Cuando
termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para
completar la operación de importar.
para
obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto o vea Asistente para importar texto. Cuando
termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para
completar la operación de importar.
4. En el cuadro de
diálogo Importar datos, haga lo siguiente:
·
Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las
opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados.
·
En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos
siguientes:
·
Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja
de cálculo existente.
·
Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva
hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.
5. Haga clic en Aceptar.
Excel coloca el
rango de datos externos en la ubicación especificada.
Si Excel no
convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los datos
después de importarlos. Para obtener más información, vea los temas de Ayuda
siguientes:
Puede convertir una
hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar
como.
1. Haga clic en
el botón de Microsoft Office y, a
continuación, haga clic en Guardar como.
y, a
continuación, haga clic en Guardar como.
Aparecerá el cuadro
de diálogo Guardar como.
2. En el cuadro Guardar
como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de cálculo.
Por ejemplo, haga
clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV
(delimitado por comas).
NOTA Cada formato admite grupos de características diferentes.
Para obtener más información sobre los conjuntos de características admitidos
por los diferentes formatos de archivo de texto, vea El formato y las funciones de Excel no se transfieren
a otros formatos de archivo.
3. En los equipos que ejecuten
Windows Vista
·
En la barra de direcciones, busque la ubicación en la que
desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.
En los equipos que
ejecuten Microsoft Windows XP
·
En el cuadro Guardar en, busque la ubicación en la que desea
guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.
4. Aparecerá un cuadro
de diálogo en el que se informa de que sólo la hoja de cálculo actual se va a
guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es
la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar.
Puede guardar otras hojas de cálculo como archivos de texto distintos
repitiendo este procedimiento para cada hoja.
5. Aparecerá un
segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede
contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto.
Si sólo está interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo
archivo de texto, haga clic en Sí. Si no está seguro y desea obtener
más información sobre las características de Excel incompatibles con los
formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener
información.
Para obtener más
información sobre cómo guardar archivos en otros formatos, vea Guardar un libro con otro formato de archivo.
Cambiar el delimitador que se utiliza en un archivo de texto
Si usa el Asistente
para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el
delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carácter de
tabulación a cualquier otro carácter en el paso 2 del Asistente para importar
texto. En este paso, puede cambiar también el modo en que se tratan los delimitadores
consecutivos, como las comillas consecutivas.
Para obtener más
información sobre el uso del Asistente para importar texto, vea la sección
sobre cómo importar un archivo de texto abriéndolo o Asistente para importar texto.
Cambiar el separador de todos los archivos de texto .csv
1. En Microsoft
Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación,
en Panel de control.
2. Abra el cuadro de
diálogo Configuración regional y de idioma.
3. Realice una de las
siguientes acciones:
·
En Windows Vista, haga clic en la ficha Formatos y, a
continuación, haga clic en Personalizar este formato.
·
En Windows XP, haga clic en la ficha Configuración regional y,
a continuación, haga clic en Personalizar.
4. Escriba un nuevo
separador en el cuadro Separador de listas.
5. Haga clic dos veces
en Aceptar.
NOTA Una vez cambiado el carácter separador de listas del equipo,
todos los programas usarán el nuevo carácter como un separador de lista. Puede
volver a cambiar al carácter predeterminado mediante el mismo procedimiento.
Exportar
datos de Excel a un archivo de texto
Los archivos de texto son uno de los métodos de
intercambio de datos más populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos
y consultados por diversas aplicaciones en diferentes sistemas operativos como
Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.
Los archivos de texto no dependen de ninguna
herramienta de software específica, ni tienen problemas de compatibilidad entre
versiones porque se han creado de la misma manera por décadas y por lo tanto
cualquier herramienta de edición de documentos puede leer un archivo de texto.
Por esta razón es muy probable que en más de una ocasión tengas la necesidad
de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de manera
que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de
información.
Formatos de archivo de texto
Existen dos formatos de archivo de texto que son
ampliamente utilizados:
- Archivos
de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna está
separado por el carácter de tabulación. A simple vista tendrás la
impresión de que existen varios espacios en blanco entre cada columna,
pero en realidad es solo el carácter tabulador el que los separa.
- Archivos
de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de texto
está separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que
es almacenado con su propia extensión de archivo .CSV aunque sigue siendo
un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en
inglés Comma-Separated Values.
A continuación veremos lo simple que es crear cada
uno de estos dos tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos
en nuestros ejemplos será la siguiente:
Crear un archivo de texto
delimitado por tabulaciones
Para crear un archivo de texto delimitado por
tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opción Guardar
como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como y para
la opción Tipo debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones):
Una vez que pulses el botón Guardar se mostrarán
algunas advertencias. La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo
seleccionado no es compatible con libros que tienen múltiples hojas y que por
lo tanto solo se exportarán los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que,
si tienes un libro con datos en varias hojas, deberás exportar cada hoja a un
archivo de texto diferente.
Será muy probable que también se muestre una
segunda advertencia indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son
compatibles con los archivos de texto delimitados por tabulaciones. Solamente
deberás pulsar el botón Sí para continuar con el proceso y como resultado
obtendremos un archivo de texto como el siguiente:
Crear un archivo de texto
delimitado por comas
El procedimiento para crear un archivo de texto
delimitado por comas (CSV) es prácticamente similar al ejemplo anterior con la
diferencia de que en el cuadro de diálogo Guardar como debemos
seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por comas):
Obtendremos las mismas advertencias que en el
ejemplo anterior pero como resultado tendremos el siguiente archivo de texto:
Dependiendo del país donde te encuentres y la
configuración regional de tu equipo, es probable que Excel genere este tipo de
archivo utilizando el punto y coma (;) en lugar de la coma (,) pero esto no es
un asunto de Excel sino de Windows y el carácter definido como el separador de
listas. A continuación veremos cómo cambiar el carácter utilizado por Excel
para generar los archivos de texto.
Carácter delimitador para
archivos de texto
Por supuesto que para cambiar el carácter
delimitador utilizado por Excel al crear el archivo de texto se podría hacer un
simple remplazo con cualquier editor de texto, pero si ésta es una actividad
que realizas frecuentemente tal vez sea conveniente hacer un cambio de fondo.
El carácter utilizado por Excel como delimitador en un archivo de texto es el
que se encuentra definido en Panel de Control > Reloj, idioma y región >
Cambiar formato de fecha, hora o número y dentro del cuadro de diálogo mostrado
pulsar el botón Configuración adicional:
En dicho cuadro de diálogo encontrarás la
opción Separador de listas y el carácter especificado es el
utilizado por Excel. Para mi configuración regional, que es español (México),
tengo la coma (,) como el separador de listas pero si hago el cambio hacia
punto y coma, al crear de nuevo el archivo CSV obtendré el siguiente resultado:
Observa que en esta ocasión Excel ha utilizado el
punto y coma como el separador entre cada uno de los campos.
Campos de longitud determinada
En algunas ocasiones me he encontrado con el
requerimiento de generar un archivo de texto que tenga campos de longitud
determinada es decir, en caso de que una cadena de texto no sea de la longitud
máxima permitida, se deberá rellenar con espacios en blanco. La solución a este
problema es tratar los datos dentro de Excel antes de generar el archivo de
texto.
Supongamos que para nuestra hoja de datos de
ejemplo necesitamos crear un archivo de texto que tenga un ancho máximo de 15
caracteres, tanto para la columna Nombre como para la columna Apellido, y una
longitud máxima de 25 caracteres para el correo electrónico. Los datos los
generaré en una hoja diferente y utilizaré la siguiente fórmula para la primera
columna:
=CONCATENAR (Hoja1! A1, REPETIR ("
",15-LARGO (Hoja1! A1)))
La función principal de esta fórmula es la función
CONCATENAR que
como primer argumento tiene el texto original de la Hoja1. El segundo argumento
de la función CONCATENAR es la función
REPETIR que
tendrá el objetivo de generar una cadena de espacios en blanco cuyo número
estará determinado por la diferencia entre el número máximo de caracteres
admitidos (15) menos el número de caracteres de la cadena de texto original el
cual obtenemos con la función LARGO. Por ejemplo, para la celda con
el nombre Carlos, la función REPETIR generará una cadena de 9 espacios en
blanco que será concatenada a la derecha de la cadena de texto “Carlos”.
La fórmula anterior nos sirve para obtener los
valores de las columnas Nombre y Apellido. Para la columna Correo electrónico
solo es necesario modificar el segundo argumento de la función REPETIR
reemplazando el número 15 por el número 25 que es el máximo número de
caracteres permitido para dicha columna.
Una vez aplicada esta fórmula a nuestro rango de
datos podremos realizar la exportación a un archivo de texto. Ya que en este
caso no necesitamos ningún tipo de separador podemos guardar el archivo
como Texto Unicode y el resultado será el siguiente:
Así como en este último ejemplo he dado un
tratamiento especial a los datos antes de exportarlos, es posible hacer
diferentes modificaciones para ajustarnos a los requerimientos del archivo de
texto que vamos a exportar. Algunas modificaciones que se realizan con cierta
frecuencia son las siguientes:
- Colocar
comillas simples o dobles alrededor de las cadenas de texto.
- Exportar
valores numéricos con algún número específico de decimales
- Dar
algún formato específico a una fecha por ejemplo, cambiar al formato
inglés que utiliza mm/dd/aa en lugar de dd/mm/aa.
Estos cambios los podemos hacer con funciones de Excel de manera que coloquemos los
datos en una hoja tal como los necesitamos y posteriormente hacer la
exportación hacia un archivo de texto.
Office.microsoft.com/Excel
No hay comentarios.:
Publicar un comentario