Importación de datos desde orígenes de
datos
Windows XP, Windows Vista y Microsoft
Office ofrecen los controladores ODBC y proveedores OLE DB que puede usar para
recuperar datos de los siguientes orígenes de datos comunes: Microsoft Access,
archivos HTML de Internet, archivos de texto, Microsoft SQL Server, SQL Server
Analysis Services y archivos XML. Al usar el Asistente para la conexión de
datos y Microsoft Query, también puede tener acceso a muchos otros orígenes de
datos que tienen los controladores ODBC y proveedores OLE DB adecuados, incluso
otros libros de Excel, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle y DB2.
Existen diversas maneras de
intercambiar datos entre Microsoft Access y Microsoft Excel.
· Para traer datos de Access a Excel,
puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en una hoja de
cálculo de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de
cálculo de Excel o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel.
· Para traer datos de Excel a Access,
puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en una hoja de datos
de Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear
un vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access.
NOTA El término importar tiene dos
significados distintos en Excel y Access. En Excel, significa crear una
conexión permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, significa
traer de una vez los datos a Access sin una conexión de datos.
Trabajar con datos de Access en Excel
Es posible que desee trabajar con
datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de
análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y
diseño de los datos o las funciones de Excel que no están disponibles en Access.
Conectar con datos de Access desde
Excel
Para llevar datos actualizables de
Access a Excel, puede crear una conexión a la base de datos de Access y
recuperar todos los datos de una tabla o consulta. Por ejemplo, tal vez desee
actualizar un informe presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que
contenga los datos del mes en curso.
Exportar datos de Access a Excel
Mediante el Asistente para exportación
de Access, puede exportar un objeto de base de datos de Access (como una tabla,
una consulta o un formulario) o registros seleccionados en una vista, a una
hoja de cálculo de Excel. Cuando lleve a cabo una operación de exportación en
Access, puede guardar el diseño de la operación para usarlo más adelante e
incluso puede programar la operación de exportación para que se ejecute
automáticamente en intervalos especificados.
A continuación se describen algunos
escenarios comunes de exportación de datos de Access a Excel:
· Su departamento o grupo utiliza Access
y Excel para trabajar con los datos. Éstos están almacenados en bases de datos
de Access, pero utiliza Excel para analizarlos y distribuir los resultados del
análisis. Su equipo exporta los datos a Excel cuando es necesario, pero
desearía que el proceso fuera más eficaz.
· Utiliza Access con mucha frecuencia,
pero su jefe prefiere ver los informes en Excel. Periódicamente, tiene que
copiar los datos a Excel, pero le gustaría automatizar este proceso para
ahorrar tiempo.
Para obtener más información sobre
cómo exportar datos de Access a Excel, vea el sistema de Ayuda de Access.
Trabajar con datos de Excel en Access
Tal vez desee trabajar con los datos
de Excel en una base de datos de Access para aprovechar las características de
administración de datos, seguridad o multiusuario de Access. Aunque Access
contiene muchas características útiles, hay dos de ellas que son especialmente
adecuadas para los datos de Excel:
· Informes Si
está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir u
organizar los datos de Excel en este tipo de informe, puede crear un informe de
Access. Por ejemplo, puede crear informes más flexibles, como informes de grupo
y resumen, etiquetas impresas e informes gráficos.
· Formularios Si
desea usar un formulario para buscar o mostrar datos de Excel, puede crear un
formulario de Access. Por ejemplo, puede crear un formulario de Access para
mostrar campos en un orden diferente del orden de las columnas de la hoja de
cálculo o para ver más fácilmente una fila larga de datos en la pantalla.
Para obtener más información sobre
cómo trabajar con formularios e informes de Access, vea el sistema de Ayuda de
Access.
Establecer un vínculo a datos de Excel
desde Access
Puede vincular un rango de datos de
Excel en una base de datos de Access como una tabla. Use este sistema si tiene
previsto mantener el rango de datos en Excel, pero desea también que los datos
estén disponibles en Access. Este tipo de vínculo se crea desde la base de
datos de Access, no desde Excel.
Cuando se establece un vínculo a una
hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel, Access crea una nueva tabla que
está vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que se realicen en las
celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Sin embargo, no
puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar,
modificar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de Excel de
origen.
A continuación, se incluyen algunos
escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de Excel desde Access:
· Desea seguir manteniendo los datos en
hojas de cálculo de Excel, pero desea poder usar las eficaces características
de consulta y generación de informes de Access.
· Su departamento o grupo de trabajo usa
Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en hojas de
cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea
poder trabajar con ellos en Access.
Para obtener más información sobre
cómo vincular datos de Access a Excel, vea el sistema de Ayuda de Access.
Importar datos de Excel a Access
Para almacenar datos de Excel en una
base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos en Access de ahora en
adelante, puede importar los datos a Access. Cuando se importan datos, Access
los almacena en una tabla nueva o existente sin modificarlos. Solo puede
importar una hoja de cálculo cada vez durante una operación de importación.
Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de
importación para cada hoja de cálculo.
A continuación, se incluyen algunos
escenarios comunes de importación de datos de Excel en Access:
· Es usuario de Excel desde hace tiempo
pero para seguir avanzando desea usar Access para trabajar con estos datos.
Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos
nuevas de Access.
· Su departamento o grupo de trabajo usa
Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben
combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de
cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo.
· Usa Access para administrar los datos,
pero los informes semanales que recibe del resto de los integrantes de su
equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para
asegurarse de que los datos se importan cada semana a una hora específica a la
base de datos.
Las páginas web suelen contener
información que es perfecta para el análisis en Excel. Por ejemplo, puede
analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de información que viene
directamente de una página web. Según sus necesidades, puede recuperar datos
actualizables (es decir, puede actualizar los datos en Excel con los datos más
recientes de la página web) o puede obtener datos de una página web y
mantenerlos estáticos en la hoja de cálculo.
Puede usar una consulta web para
recuperar datos almacenados en una intranet o en Internet, como una sola tabla,
varias tablas o todo el texto de una página web, y analizar los datos mediante
las herramientas y características de Excel. Con un solo clic, puede actualizar
fácilmente los datos con la información más actualizada de la página web. Por
ejemplo, puede recuperar y actualizar índices de cotizaciones desde una página
web pública o recuperar y actualizar una tabla de información de ventas de una
página web de la empresa.
Puede importar datos que se originen
en una página web mediante el cuadro de diálogo Nueva consulta web. (En la
ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic
en Desde web). Debe tener acceso a Internet a
través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el equipo o red, o
puede realizar una consulta en archivos HTML o XML almacenados en el equipo.
Puede utilizar Excel para importar
datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. (En la fichaDatos, en el
grupoObtener datos externos, haga clic en Desde texto). El Asistente para
importar texto examina el archivo de texto que se va a importar y ayuda a
garantizar que los datos se importen del modo deseado.
Existen dos formas de importar datos
de un archivo de texto usando Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel
(lo cual no establece una conexión con el archivo de texto) o puede importar el
archivo de texto como un rango de datos externos (lo cual sí establece una
conexión con el archivo de texto).
Son dos los formatos de archivo de texto
que se usan habitualmente:
· Archivos de texto delimitados (.txt),
en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa
normalmente cada campo de texto.
· Archivos de texto de valores separados
por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele separar cada campo
de texto.
También puede cambiar el carácter
separador que se usa tanto en los archivos de texto delimitados como en los
.csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de
importación o de exportación se realizará de la manera deseada.
Microsoft SQL Server es una base de
datos relacional completa diseñada para las soluciones de datos profesionales
que requieren un óptimo rendimiento, disponibilidad, escalabilidad y seguridad.
En Excel, puede conectarse fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL
Server. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos,
haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde SQL
Server).
Al conectarse a una base de datos de
Microsoft SQL Server, el Asistente para la conexión de datos muestra tres
páginas:
· Página 1: Conectar con el servidor de
base de datos Use esta página para especificar el
servidor de base de datos y la forma de iniciar sesión en el servidor.
· Página 2: Seleccionar una base de
datos y una tabla Use esta página para especificar la
base de datos y la tabla o consulta que contiene los datos que desea.
· Página 3: Guardar archivo de datos y
conexión Use esta página para especificar y describir el
archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.
Importación de datos desde Microsoft
SQL Server Analysis Services
Analysis Services (un componente de
Microsoft SQL Server) que admite la inteligencia empresarial y es una base de
los sistemas de análisis de procesamiento analítico en línea (OLAP),
cuadros de mandos de indicador clave de rendimiento (KPI), extracción de datos
y sistemas de informes de panel. En Excel, puede conectarse fácilmente a una
base de datos OLAP de Analysis Services mediante un proveedor OLAP. (En el
grupo Obtener datos externosde la ficha Datos, haga clic
en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Analysis
Services. Un proveedor OLAP es un conjunto de software que proporciona acceso a
un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un
controlador de origen de datos y otro software cliente que sea necesario para
conectarse a una base de datos. Para conectarse a un proveedor OLAP, debe usar
una tabla
dinámica.
También puede tener acceso a datos
OLAP cuando está desconectado del origen de datos OLAP. Un archivo de
cubo sin conexión es un archivo con la extensión .cub que
almacena una porción de datos de origen de una base de datos
de servidor OLAP. Use un archivo de cubo sin conexión para continuar realizando
cambios en informes de tabla dinámica y de gráfico
dinámico cuando el servidor no está disponible o se interrumpe
la conexión con la red.
Al conectarse a Analysis Services, el
Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas:
· Página 1: Conectar con el servidor de
base de datos Use esta página para especificar el
servidor y la forma de iniciar sesión en el servidor de base de datos.
· Página 2: Seleccionar una base de
datos y una tabla Use esta página para especificar la
base de datos y el cubo.
· Página 3: Guardar archivo de datos y
conexión Use esta página para especificar y describir el
archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.
Excel facilita la importación de
datos XML
(Lenguaje de marcado extensible) creados a partir de otras
bases de datos y aplicaciones, asigna elementos XML de un esquema XML a
celdas de una hoja de cálculo y exporta datos XML revisados con vistas a la
interacción con otras bases de datos y aplicaciones. Estas nuevas
características XML convierten a Excel en un generador de archivos de datos XML
con una interfaz de usuario familiar.
Gracias a las asignaciones XML, es
posible agregar, identificar y extraer partes concretas de datos comerciales de
los documentos de Excel con facilidad. Por ejemplo, una factura que contenga el
nombre y la dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados
financieros del último trimestre ya no son informes estáticos. Esta información
se puede importar fácilmente desde bases de datos y aplicaciones, revisar y
exportar a las mismas bases de datos y aplicaciones o a otras distintas.
Situaciones clave de XML
Las características de XML están
diseñadas para las siguientes situaciones clave:
· Aumentar la funcionalidad de las
plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas existentes.
Eso facilita la especificación y la extracción de datos XML en las plantillas
sin necesidad de volver a diseñarlas.
· Usar datos XML como entrada para los
modelos de cálculo existentes al asignar elementos XML a las hojas de cálculo
existentes.
· Importar archivos de datos XML a un
nuevo libro.
· Importar datos XML de un servicio Web
a la hoja de cálculo de Excel.
· Exportar datos de las celdas de
asignación a archivos de datos XML independientes de otros datos del libro.
Proceso básico para el uso de datos
XML en Excel
El siguiente diagrama muestra cómo los
diferentes archivos y operaciones trabajan conjuntamente cuando se utiliza XML
con Excel. Básicamente, el proceso se compone de cinco fases.
Agregar un archivo de esquema
XML (.xsd) a un libro.
Asignar elementos de esquema XML
a celdas individuales o listas XML.
Importar un archivo de datos XML
(.xml) y enlazar los elementos XML con celdas de asignación.
Especificar datos, mover celdas
de asignación y aprovechar la funcionalidad de Excel sin perder la estructura y
las definiciones XML.
Exportar datos revisados desde
celdas de asignación a un archivo de datos XML.
Uso de datos XML
Cuando importa el contenido de un
archivo de datos XML a una asignación XML existente en el libro, los datos del
archivo se enlazan con una asignación XML almacenada en el libro. Eso significa
que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento
correspondiente en el esquema XML que se ha asignado desde un archivo de
esquema XML o un esquema deducido. Cada asignación XML solo puede tener un
enlace de datos XML, y un enlace de datos XML está enlazado con todas las
asignaciones creadas desde una única asignación XML.
Puede abrir el cuadro de
diálogo Propiedades de la asignación XML, (en el grupo XML de la
ficha Programador, haga clic en Propiedades de la asignación), donde
encontrará tres opciones (todas activadas de manera predeterminada) que puede
establecer o desactivar para controlar el comportamiento de un enlace de datos
XML:
· Validar datos con el esquema para
importar y exportar Especifica si Excel valida datos en
la asignación XML al importar datos. Establezca esta opción si desea asegurarse
de que los datos XML que importe se ajusten al esquema XML.
· Sobrescribir los datos existentes con
los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al
importar datos. Establezca esta opción si desea sustituir los datos actuales
por datos nuevos, por ejemplo, si hay datos actualizados en el nuevo archivo de
datos XML.
· Anexar los nuevos datos a las listas
XML existentes Especifica si el contenido del origen de
datos se anexa a los datos existentes en la hoja de cálculo. Establezca esta
opción, por ejemplo, si está consolidando datos de varios archivos de datos XML
parecidos en una lista XML o si no desea sobrescribir el contenido de una celda
que contiene una función.
Puede usar el Asistente para la
conexión de datos para conectarse a un origen de datos externos OLE DB u ODBC
que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de datos,
en el grupo Obtener datos externosde la ficha Datos, haga clic
en De otras fuentes y luego en Desde el Asistente para la conexión
de datos.
Si elige la opción de origen de
datos Otro o avanzado en el Asistente para la conexión de datos,
puede ver una lista de proveedores OLE DB disponibles en el cuadro de
diálogo Propiedades de vínculo de datos. Además, el proveedor OLE DB de
Microsoft para controladores ODBC también permite el acceso a orígenes de datos
ODBC. Para obtener más información acerca de cómo usar cada ficha de este
cuadro de diálogo, haga clic en Ayuda en el cuadro de
diálogo Propiedades de vínculo de datos.
En general, para definir la información
de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos, siga
este procedimiento:
· Haga clic en la
pestaña Proveedor, seleccione el proveedor OLE DB y, a continuación, haga
clic en Siguiente. Se mostrará la ficha Conexión, en la cual podrá
escribir información de conexión específica para el proveedor OLE DB.
Cada proveedor OLE DB define
información de conexión específica. Por ejemplo, el proveedor OLE DB de
Microsoft para SQL Server requiere un nombre de servidor, una ubicación del servidor
y un nombre de usuario. Es posible que también desee definir información
adicional, como una contraseña, o si desea usar la seguridad integrada de
Microsoft Windows.
· Para proporcionar información
adicional, como la configuración de red y los permisos de acceso, haga clic en
la pestaña Avanzadas.
· Para definir las propiedades de
inicialización del proveedor OLE DB, haga clic en la pestaña Todo.
NOTA No se puede filtrar ni unir datos en el
Asistente para la conexión de datos.
Microsoft Query también se puede usar
para importar datos. (En el grupo Obtener datos externos de la
fichaDatos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación,
en Desde Microsoft Query). Puede usar Microsoft Query para configurar
orígenes de datos ODBC para recuperar datos. En Microsoft Query, puede usar el
Asistente para consultas para crear una consulta simple
o puede usar criterios avanzados en Consulta para crear una consulta más
compleja y hacer lo siguiente:
· Filtrar filas o columnas de datos
antes de llevarlos a Excel.
· Crear una consulta de
parámetros.
· Ordenar datos antes de llevarlos a
Excel.
· Unir varias tablas.
Microsoft Query proporciona un
front-end simple, fácilmente accesible desde Excel, para realizar estas tareas
de consultas especializadas.
Si es programador, existen varios
enfoques dentro de Excel que puede tomar para importar datos:
· Puede usar Visual Basic
para Aplicaciones para obtener acceso a un origen de datos
externo. Según el origen de datos, puede usar Objetos de
datos ActiveX u Objetos de acceso a datos para
recuperar los datos. También puede definir una cadena de conexión en el código
que especifique la información de conexión. Usar una cadena de conexión es
útil, por ejemplo, cuando desea evitar que se les exija a los administradores
del sistema o a los usuarios que primero creen un archivo de conexión o para
simplificar la instalación de la aplicación.
· Si importa datos de una base de datos
de SQL Server, considere la posibilidad de usar SQL Native Client, que es una
interfaz de programación de aplicaciones (API) de acceso de datos independiente
que se usa para OLE DB y ODBC. Combina el proveedor OLE DB de SQL y el
controlador ODBC de SQL en una misma biblioteca de vínculos dinámicos (DLL)
nativa, mientras que también proporciona nuevas funciones que son
independientes y distintivas de Microsoft Data Access Components (MDAC). Puede
usar SQL Native Client para crear nuevas aplicaciones o para mejorar
aplicaciones existentes que pueden aprovechar las características más nuevas de
SQL Server, como Conjuntos de resultados activos múltiples (MARS), Tipos
definidos por el usuario (UDT) y compatibilidad con el tipo de datos XML
.
· La función RTD recupera datos en
tiempo real desde un programa compatible con la automatización
COM. El complemento de automatización COM de RTD debe crearse y
registrarse en un equipo local.
· La función SQL.REQUEST conecta con un
origen de datos externo y ejecuta una consulta desde una hoja de cálculo.
SQL.REQUEST devuelve el resultado como una matriz, sin necesidad de programar
una macro. Si esta función no está disponible, debe instalar el programa de
complemento ODBC de Microsoft Excel (XLODBC.XLA). Puede
instalar el complemento desde Office.com.
Exportar datos a Excel
Para
poder exportar una base de datos a Excel, Access automáticamente crea una copia
de los datos que hayan sido seleccionados, después los mismos se copian a un
archivo en donde Excel los pueda abrir sin tener alguna dificultad. Los datos siempre se agregan en una
hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos en una hoja de cálculo
existente o en un rango con nombre.
Si
copiamos datos de Access a Excel frecuentemente, en automático guarda los
detalles de una operación de exportación para usarlos más adelante e incluso
programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente y
podemos ahorrar tiempo.
Si
el programa de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.
En
el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que
desea exportar, en la opción Exportar haga clic en Excel donde están los Datos externos, en el cuadro de diálogo Exportar
a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para
el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea,
puede modificar el nombre de archivo.
En
el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desee.
Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato,
seleccione Exportar datos con formato y diseño Para ver el libro de destino de Excel
cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el
archivo de destino al finalizar la operación de exportación haga clic en Aceptar, si
se produce un error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje
en el que se describe la causa del error.
Guardar
la exportación de datos en Excel
Haga
clic en Guardar para que la información automáticamente se
almacene y esta operación de exportación se realice más adelante. Guardar la
información ayuda a repetir la misma operación de exportación en el futuro sin
necesidad de configurar todo el Asistente cada vez, en el cuadro Guardar
como, escriba un nombre para la especificación de exportación.
Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción y finalmente le damos clic en Guardar exportación, una vez guardado podemos cerrar el
programa Excel sin tener riesgo de perder nuestro documento.
Antes
de realizar un procedimiento de exportación, es una buena idea revisar los
datos que desea exportar para asegurarse de que no contienen indicadores de
error o valores de error. Si hay algún error, intente resolverlo antes de
exportar los datos a Excel. De lo contario, se pueden producir problemas
durante la operación de exportación y pueden aparecer valores nulos en las
celdas de la hoja de cálculo de Excel.
Access
no tiene una función o comando donde te maneje la opción de “guardar como” para exportarlo a Excel, para copiar en Excel solo
se debe usar la opción de exportar que bien lo maneja el programa de Access o
de otra forma más rápida y muy acertada usamos la opción de copiar y pegamos en
una hoja de cálculo de Excel, podemos exportar tablas, consultas, formularios o
informes.
Access
nos maneja dos opciones para la exportación de tablas o consultas el cual es importar donde hacen la misma
función.
Access
no puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios, informes
u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas secundarias
de datos, solo se exporta el formulario, el informe o la hoja de datos
principales. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario,
subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a Excel.
Solo
puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de exportación. No
obstante, puede combinar varias hojas de cálculo en Excel después de finalizar
las operaciones individuales de exportación.
http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/informacion-general-sobre-la-conexion-importacion-a-datos-HP010342748.aspx#BMdata_sources_that_you_can_import
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