Evidencias

Antología

Resumen Generalidades de Excel

Resumen Manejo de herramientas para importación y exportación de datos

Resumen: Manejo de herramientas para importación y exportación de datos

Importación de datos desde orígenes de datos

Windows XP, Windows Vista y Microsoft Office ofrecen los controladores ODBC y proveedores OLE DB que puede usar para recuperar datos de los siguientes orígenes de datos comunes: Microsoft Access, archivos HTML de Internet, archivos de texto, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services y archivos XML. Al usar el Asistente para la conexión de datos y Microsoft Query, también puede tener acceso a muchos otros orígenes de datos que tienen los controladores ODBC y proveedores OLE DB adecuados, incluso otros libros de Excel, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle y DB2.

Importación de datos desde una base de datos de Access

Existen diversas maneras de intercambiar datos entre Microsoft Access y Microsoft Excel.

·         Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en una hoja de cálculo de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de cálculo de Excel o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel.

·         Para traer datos de Excel a Access, puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear un vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access.

 NOTA   El término importar tiene dos significados distintos en Excel y Access. En Excel, significa crear una conexión permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, significa traer de una vez los datos a Access sin una conexión de datos.

Trabajar con datos de Access en Excel

Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y diseño de los datos o las funciones de Excel que no están disponibles en Access.

Conectar con datos de Access desde Excel

Para llevar datos actualizables de Access a Excel, puede crear una conexión a la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso.

Exportar datos de Access a Excel

Mediante el Asistente para exportación de Access, puede exportar un objeto de base de datos de Access (como una tabla, una consulta o un formulario) o registros seleccionados en una vista, a una hoja de cálculo de Excel. Cuando lleve a cabo una operación de exportación en Access, puede guardar el diseño de la operación para usarlo más adelante e incluso puede programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente en intervalos especificados.

A continuación se describen algunos escenarios comunes de exportación de datos de Access a Excel:

·         Su departamento o grupo utiliza Access y Excel para trabajar con los datos. Éstos están almacenados en bases de datos de Access, pero utiliza Excel para analizarlos y distribuir los resultados del análisis. Su equipo exporta los datos a Excel cuando es necesario, pero desearía que el proceso fuera más eficaz.

·         Utiliza Access con mucha frecuencia, pero su jefe prefiere ver los informes en Excel. Periódicamente, tiene que copiar los datos a Excel, pero le gustaría automatizar este proceso para ahorrar tiempo.

Para obtener más información sobre cómo exportar datos de Access a Excel, vea el sistema de Ayuda de Access.

Trabajar con datos de Excel en Access

Tal vez desee trabajar con los datos de Excel en una base de datos de Access para aprovechar las características de administración de datos, seguridad o multiusuario de Access. Aunque Access contiene muchas características útiles, hay dos de ellas que son especialmente adecuadas para los datos de Excel:

·         Informes    Si está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir u organizar los datos de Excel en este tipo de informe, puede crear un informe de Access. Por ejemplo, puede crear informes más flexibles, como informes de grupo y resumen, etiquetas impresas e informes gráficos.

·         Formularios    Si desea usar un formulario para buscar o mostrar datos de Excel, puede crear un formulario de Access. Por ejemplo, puede crear un formulario de Access para mostrar campos en un orden diferente del orden de las columnas de la hoja de cálculo o para ver más fácilmente una fila larga de datos en la pantalla.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios e informes de Access, vea el sistema de Ayuda de Access.

Establecer un vínculo a datos de Excel desde Access

Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla. Use este sistema si tiene previsto mantener el rango de datos en Excel, pero desea también que los datos estén disponibles en Access. Este tipo de vínculo se crea desde la base de datos de Access, no desde Excel.

Cuando se establece un vínculo a una hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel, Access crea una nueva tabla que está vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que se realicen en las celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, modificar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de Excel de origen.

A continuación, se incluyen algunos escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de Excel desde Access:

·         Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel, pero desea poder usar las eficaces características de consulta y generación de informes de Access.

·         Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder trabajar con ellos en Access.

Para obtener más información sobre cómo vincular datos de Access a Excel, vea el sistema de Ayuda de Access.

Importar datos de Excel a Access

Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos en Access de ahora en adelante, puede importar los datos a Access. Cuando se importan datos, Access los almacena en una tabla nueva o existente sin modificarlos. Solo puede importar una hoja de cálculo cada vez durante una operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada hoja de cálculo.

A continuación, se incluyen algunos escenarios comunes de importación de datos de Excel en Access:

·         Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea usar Access para trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.

·         Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo.

·         Usa Access para administrar los datos, pero los informes semanales que recibe del resto de los integrantes de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para asegurarse de que los datos se importan cada semana a una hora específica a la base de datos.

Importación de datos desde Internet

Las páginas web suelen contener información que es perfecta para el análisis en Excel. Por ejemplo, puede analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de información que viene directamente de una página web. Según sus necesidades, puede recuperar datos actualizables (es decir, puede actualizar los datos en Excel con los datos más recientes de la página web) o puede obtener datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de cálculo.

Puede usar una consulta web para recuperar datos almacenados en una intranet o en Internet, como una sola tabla, varias tablas o todo el texto de una página web, y analizar los datos mediante las herramientas y características de Excel. Con un solo clic, puede actualizar fácilmente los datos con la información más actualizada de la página web. Por ejemplo, puede recuperar y actualizar índices de cotizaciones desde una página web pública o recuperar y actualizar una tabla de información de ventas de una página web de la empresa.

Puede importar datos que se originen en una página web mediante el cuadro de diálogo Nueva consulta web. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde web). Debe tener acceso a Internet a través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el equipo o red, o puede realizar una consulta en archivos HTML o XML almacenados en el equipo.

Importación de archivos de texto

Puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. (En la fichaDatos, en el grupoObtener datos externos, haga clic en Desde texto). El Asistente para importar texto examina el archivo de texto que se va a importar y ayuda a garantizar que los datos se importen del modo deseado.

Existen dos formas de importar datos de un archivo de texto usando Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel (lo cual no establece una conexión con el archivo de texto) o puede importar el archivo de texto como un rango de datos externos (lo cual sí establece una conexión con el archivo de texto).

Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:

·         Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

·         Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto.

También puede cambiar el carácter separador que se usa tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

Importación de datos desde Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server es una base de datos relacional completa diseñada para las soluciones de datos profesionales que requieren un óptimo rendimiento, disponibilidad, escalabilidad y seguridad. En Excel, puede conectarse fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL Server. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde SQL Server).

Al conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Server, el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas:

·         Página 1: Conectar con el servidor de base de datos    Use esta página para especificar el servidor de base de datos y la forma de iniciar sesión en el servidor.

·         Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla    Use esta página para especificar la base de datos y la tabla o consulta que contiene los datos que desea.

·         Página 3: Guardar archivo de datos y conexión    Use esta página para especificar y describir el archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.

Importación de datos desde Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (un componente de Microsoft SQL Server) que admite la inteligencia empresarial y es una base de los sistemas de análisis de procesamiento analítico en línea (OLAP), cuadros de mandos de indicador clave de rendimiento (KPI), extracción de datos y sistemas de informes de panel. En Excel, puede conectarse fácilmente a una base de datos OLAP de Analysis Services mediante un proveedor OLAP. (En el grupo Obtener datos externosde la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Analysis Services. Un proveedor OLAP es un conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software cliente que sea necesario para conectarse a una base de datos. Para conectarse a un proveedor OLAP, debe usar una tabla dinámica.

También puede tener acceso a datos OLAP cuando está desconectado del origen de datos OLAP. Un archivo de cubo sin conexión es un archivo con la extensión .cub que almacena una porción de datos de origen de una base de datos de servidor OLAP. Use un archivo de cubo sin conexión para continuar realizando cambios en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico cuando el servidor no está disponible o se interrumpe la conexión con la red.

Al conectarse a Analysis Services, el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas:

·         Página 1: Conectar con el servidor de base de datos    Use esta página para especificar el servidor y la forma de iniciar sesión en el servidor de base de datos.

·         Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla    Use esta página para especificar la base de datos y el cubo.

·         Página 3: Guardar archivo de datos y conexión    Use esta página para especificar y describir el archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.

Importación de datos XML

Excel facilita la importación de datos XML (Lenguaje de marcado extensible) creados a partir de otras bases de datos y aplicaciones, asigna elementos XML de un esquema XML a celdas de una hoja de cálculo y exporta datos XML revisados con vistas a la interacción con otras bases de datos y aplicaciones. Estas nuevas características XML convierten a Excel en un generador de archivos de datos XML con una interfaz de usuario familiar.

Gracias a las asignaciones XML, es posible agregar, identificar y extraer partes concretas de datos comerciales de los documentos de Excel con facilidad. Por ejemplo, una factura que contenga el nombre y la dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último trimestre ya no son informes estáticos. Esta información se puede importar fácilmente desde bases de datos y aplicaciones, revisar y exportar a las mismas bases de datos y aplicaciones o a otras distintas.

Situaciones clave de XML

Las características de XML están diseñadas para las siguientes situaciones clave:

·         Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas existentes. Eso facilita la especificación y la extracción de datos XML en las plantillas sin necesidad de volver a diseñarlas.

·         Usar datos XML como entrada para los modelos de cálculo existentes al asignar elementos XML a las hojas de cálculo existentes.

·         Importar archivos de datos XML a un nuevo libro.

·         Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de cálculo de Excel.

·         Exportar datos de las celdas de asignación a archivos de datos XML independientes de otros datos del libro.

Proceso básico para el uso de datos XML en Excel

El siguiente diagrama muestra cómo los diferentes archivos y operaciones trabajan conjuntamente cuando se utiliza XML con Excel. Básicamente, el proceso se compone de cinco fases.

 Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro.

 Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o listas XML.

 Importar un archivo de datos XML (.xml) y enlazar los elementos XML con celdas de asignación.

 Especificar datos, mover celdas de asignación y aprovechar la funcionalidad de Excel sin perder la estructura y las definiciones XML.

 Exportar datos revisados desde celdas de asignación a un archivo de datos XML.

Uso de datos XML

Cuando importa el contenido de un archivo de datos XML a una asignación XML existente en el libro, los datos del archivo se enlazan con una asignación XML almacenada en el libro. Eso significa que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento correspondiente en el esquema XML que se ha asignado desde un archivo de esquema XML o un esquema deducido. Cada asignación XML solo puede tener un enlace de datos XML, y un enlace de datos XML está enlazado con todas las asignaciones creadas desde una única asignación XML.

Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML, (en el grupo XML de la ficha Programador, haga clic en Propiedades de la asignación), donde encontrará tres opciones (todas activadas de manera predeterminada) que puede establecer o desactivar para controlar el comportamiento de un enlace de datos XML:

·         Validar datos con el esquema para importar y exportar    Especifica si Excel valida datos en la asignación XML al importar datos. Establezca esta opción si desea asegurarse de que los datos XML que importe se ajusten al esquema XML.

·         Sobrescribir los datos existentes con los nuevos    Especifica si los datos se sobrescriben al importar datos. Establezca esta opción si desea sustituir los datos actuales por datos nuevos, por ejemplo, si hay datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML.

·         Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes    Especifica si el contenido del origen de datos se anexa a los datos existentes en la hoja de cálculo. Establezca esta opción, por ejemplo, si está consolidando datos de varios archivos de datos XML parecidos en una lista XML o si no desea sobrescribir el contenido de una celda que contiene una función.

Importación de datos mediante el Asistente para la conexión de datos

Puede usar el Asistente para la conexión de datos para conectarse a un origen de datos externos OLE DB u ODBC que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de datos, en el grupo Obtener datos externosde la ficha Datos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde el Asistente para la conexión de datos.

Si elige la opción de origen de datos Otro o avanzado en el Asistente para la conexión de datos, puede ver una lista de proveedores OLE DB disponibles en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos. Además, el proveedor OLE DB de Microsoft para controladores ODBC también permite el acceso a orígenes de datos ODBC. Para obtener más información acerca de cómo usar cada ficha de este cuadro de diálogo, haga clic en Ayuda en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos.

En general, para definir la información de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos, siga este procedimiento:

·         Haga clic en la pestaña Proveedor, seleccione el proveedor OLE DB y, a continuación, haga clic en Siguiente. Se mostrará la ficha Conexión, en la cual podrá escribir información de conexión específica para el proveedor OLE DB.

Cada proveedor OLE DB define información de conexión específica. Por ejemplo, el proveedor OLE DB de Microsoft para SQL Server requiere un nombre de servidor, una ubicación del servidor y un nombre de usuario. Es posible que también desee definir información adicional, como una contraseña, o si desea usar la seguridad integrada de Microsoft Windows.

·         Para proporcionar información adicional, como la configuración de red y los permisos de acceso, haga clic en la pestaña Avanzadas.

·         Para definir las propiedades de inicialización del proveedor OLE DB, haga clic en la pestaña Todo.

 NOTA   No se puede filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos.

Importación de datos mediante Microsoft Query

Microsoft Query también se puede usar para importar datos. (En el grupo Obtener datos externos de la fichaDatos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Microsoft Query). Puede usar Microsoft Query para configurar orígenes de datos ODBC para recuperar datos. En Microsoft Query, puede usar el Asistente para consultas para crear una consulta simple o puede usar criterios avanzados en Consulta para crear una consulta más compleja y hacer lo siguiente:

·         Filtrar filas o columnas de datos antes de llevarlos a Excel.

·         Crear una consulta de parámetros.

·         Ordenar datos antes de llevarlos a Excel.

·         Unir varias tablas.

Microsoft Query proporciona un front-end simple, fácilmente accesible desde Excel, para realizar estas tareas de consultas especializadas.

Importación de datos mediante programación y mediante el uso de funciones

Si es programador, existen varios enfoques dentro de Excel que puede tomar para importar datos:

·         Puede usar Visual Basic para Aplicaciones para obtener acceso a un origen de datos externo. Según el origen de datos, puede usar Objetos de datos ActiveX u Objetos de acceso a datos para recuperar los datos. También puede definir una cadena de conexión en el código que especifique la información de conexión. Usar una cadena de conexión es útil, por ejemplo, cuando desea evitar que se les exija a los administradores del sistema o a los usuarios que primero creen un archivo de conexión o para simplificar la instalación de la aplicación.

·         Si importa datos de una base de datos de SQL Server, considere la posibilidad de usar SQL Native Client, que es una interfaz de programación de aplicaciones (API) de acceso de datos independiente que se usa para OLE DB y ODBC. Combina el proveedor OLE DB de SQL y el controlador ODBC de SQL en una misma biblioteca de vínculos dinámicos (DLL) nativa, mientras que también proporciona nuevas funciones que son independientes y distintivas de Microsoft Data Access Components (MDAC). Puede usar SQL Native Client para crear nuevas aplicaciones o para mejorar aplicaciones existentes que pueden aprovechar las características más nuevas de SQL Server, como Conjuntos de resultados activos múltiples (MARS), Tipos definidos por el usuario (UDT) y compatibilidad con el tipo de datos XML

.

·         La función RTD recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM. El complemento de automatización COM de RTD debe crearse y registrarse en un equipo local.

·         La función SQL.REQUEST conecta con un origen de datos externo y ejecuta una consulta desde una hoja de cálculo. SQL.REQUEST devuelve el resultado como una matriz, sin necesidad de programar una macro. Si esta función no está disponible, debe instalar el programa de complemento ODBC de Microsoft Excel (XLODBC.XLA). Puede instalar el complemento desde Office.com.

Exportar datos a Excel

Para poder exportar una base de datos a Excel, Access automáticamente crea una copia de los datos que hayan sido seleccionados, después los mismos se copian a un archivo en donde Excel los pueda abrir sin tener alguna dificultad. Los datos siempre se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos en una hoja de cálculo existente o en un rango con nombre.

Si copiamos datos de Access a Excel frecuentemente, en automático guarda los detalles de una operación de exportación para usarlos más adelante e incluso programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente y podemos ahorrar tiempo.

Si el programa de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.

En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que desea exportar, en la opción  Exportar  haga clic en Excel donde están los  Datos externos, en el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.

En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desee. Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato, seleccione Exportar datos con formato y diseño Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación haga clic en Aceptar, si se produce un error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del error.

Guardar la exportación de datos en Excel

Haga clic en Guardar para que la información automáticamente se almacene y esta operación de exportación se realice más adelante. Guardar la información ayuda a repetir la misma operación de exportación en el futuro sin necesidad de configurar todo el Asistente cada vez, en el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción y finalmente le damos clic en  Guardar exportación, una vez guardado podemos cerrar el programa Excel sin tener riesgo de perder nuestro documento.

Antes de realizar un procedimiento de exportación, es una buena idea revisar los datos que desea exportar para asegurarse de que no contienen indicadores de error o valores de error. Si hay algún error, intente resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo contario, se pueden producir problemas durante la operación de exportación y pueden aparecer valores nulos en las celdas de la hoja de cálculo de Excel.

Access no tiene una función o comando donde te maneje la opción de  “guardar como”  para exportarlo a  Excel, para copiar en Excel solo se debe usar la opción de exportar que bien lo maneja el programa de Access o de otra forma más rápida y muy acertada usamos la opción de copiar y pegamos en una hoja de cálculo de Excel, podemos exportar tablas, consultas, formularios o informes.

Access nos maneja dos opciones para la exportación de tablas o consultas el cual  es importar donde hacen la misma función.

Access no puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios, informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas secundarias de datos, solo se exporta el formulario, el informe o la hoja de datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a Excel.

Solo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de exportación. No obstante, puede combinar varias hojas de cálculo en Excel después de finalizar las operaciones individuales de exportación.

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/informacion-general-sobre-la-conexion-importacion-a-datos-HP010342748.aspx#BMdata_sources_that_you_can_import