Caracteristicas en las formulas de excel

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

CARACTERISTICAS DE LAS FORMULAS

·         El manejo de una formula es como si se utilizara una calculadora común.

·         Toda formula comienza con el signo igual (=).

·         En una formula se puede realizar las operaciones básicas (suma, resta, multiplicación y división).

·         Se aconseja que en las formulas en vez de indicar números se indique las celdas

·         Toda formula comienza al colocar el signo igual seguida de una expresión.

·         Toda formula al copearla se actualiza de acuerdo a la ubicación de la celda en la que se copia la formula.

·         Para verificar una formula o su formato se escoge la opción pegar función que se encuentra en la barra estándar o dentro de la opción insertar.

CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES EN EXEL

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion ( argumento1; argumento2; … ; argumentoN )

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Insertar función

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:

1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma.
2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, ademas una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones Anidadas

Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidadad. Por ejemplo:

=SI (PROMEDIO(A1:A10) > 50; SUMA(B1:B10);0)

La siguiente función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada).

Resultados válidos

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Límites del nivel de anidamiento

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

 BASES DE DATOS

Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos)

Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de campos).

El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor de base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach, parados, u Oracle.

LAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS EN EXCEL

Facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

Consulta la sintaxis de cada función haciendo clic sobre su nombre.

FUNCIÓN	INGLÉS	DESCRIPCIÓN
BDCONTAR	DCOUNT	Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna) de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
BDCONTARA	DCOUNTA	Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo (columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
BDDESVEST	DSTDEV	Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDDESVESTD	DSTDEVP	Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDEXTRAER	DGET	Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas.
BDMAX	DMAX	Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
BDMIN	DMIN	Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas.
BDPRODUCTO	DPRODUCT	Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
BDPROMEDIO	DAVERAGE	Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
BDSUMA	DSUM	Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas.
BDVAR	DVAR	Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDVARP	DVARP	Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

CARACTERÍSTICAS DE LA BASE DE DATOS

- Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.

- Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.

- Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.

- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.

- Permite realizar un listado de la base de datos.

- Permiten la programación a usuarios avanzados.

                                                                                                               Autor: Lourdes Mayret Pérez Ruiz