Como “dato” entenderemos todo carácter o
combinación de ellos que está guardado, o a la vista, en un documento o área de
trabajo. Como “información” entenderemos un dato asociado a un conocimiento que
le da significado. Como ejemplo de esto,
muestro el dato “kg” que por si mismo no tiene significado, pero si recordamos
que estacombinación de letras generalmente se asocia a “kilogramos” (conocimiento previo), ahora “kg” indicará kilogramos. Esto debe entenderse como que no todo es lo que
parece, sino que debe asociarse a algún conocimiento para que adquiera
un significado y se transforme en “información “Los “datos” en Excel son de diversos tipos y se manejan de diversas
formas, de tal manera que cambian
radicalmente el significado del dato, por ejemplo “12/8” es un dato que Excel
interpretará como una fecha y lo mostrará como 12 de agosto del año en
curso, aunque usted haya querido escribir doce octavos. Para forzar a Excel a entender el tipo de dato que deseamos manejar se requiere
del uso de signos, cuando deseamos que el dato sea interpretado solo
como una cadena de caracteres tenemos que presidirlo con un apostrofe, si queremos que realice una operación matemática
usaremos algún signo matemático o el “=”, debemos recordar que los
datos que guarda Excel siempre tratará de mostrarlo como información.
En estos casos la primera celda tiene
formato de
número, la segunda tiene formato personalizado que
combina fecha y hora. En la lista de
categorías podemos ver el formato
“General” que es el default (por omisión) de todos los datos tecleados,
Ya
hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sean
literales como fórmulas. En este tema nos vamos a centrar en algunas de las
operaciones típicas que se pueden realizar sobre ellos.
Frecuentemente,
cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos desde
varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas
idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la
que aparece un determinado registro, la mayoría de las veces no nos interesará
tener duplicados, porque no aportan información adicional y pueden comprometer
la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.
Por
ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media
de edad, el cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador
apareciese varias veces.
-
Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma
que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos
referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán
afectados por la comprobación.
- En
la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados .Si te quieres asegurar de que
realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente
antes de pulsar el botón.
LA
VALIDACIÓN DE DATOS
La
validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje
de error o aviso si nos equivocamos.
Para
aplicar una validación a una celda. - Seleccionamos la celda que queremos
validar. - Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él
podremos escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de
validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos....
Nos
aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen
donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones. En la sección Criterio
de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto. Dentro de
Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista,
Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número
entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario
intenta escribir un número decimal, se producirá un error. Podemos restringir
más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por ejemplo,
podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8. Si en la opción Permitir:
elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario
pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que
aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ;
(punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
En
la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al
acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son
considerados válidos para esa celda.
En
la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos
se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto
ORDENAR
DATOS
Cuando
disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún
criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por
una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una
jerarquía. Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna
que queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección
Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio
de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará
todo el conjunto de la fila.
Aquí
puedes ver un ejemplo de ordenación.
El botón Ordenar está más enfocado a ordenar
por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de
diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
En
el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un
encabezadoque les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de
columna (columna A, columna B, ...). Deberemos indicar en qué se basa nuestra
ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de
la celda, el color de su texto o fondo, o su icono. Y cuál es el Criterio de
ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de
un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles... Cuando hemos
completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como se
muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en
caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se
ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los
demás niveles en orden descendente.
En
la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para
abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones
en el criterio de la ordenación.
Cuando
manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar
en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la
herramienta de búsqueda. La encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y
seleccionar. Buscar... (CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite
introducir el dato que deseas encontrar.
Al
hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las
que contienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados,
por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la
hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.
También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un
listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el
dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo
clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión. El botón Opciones
nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra.
Podremos
elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si
buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las
celdas con formato de moneda), etc.
En
la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar...
del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una
sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. La opción de
reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a
formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor
0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de
celda rojo, para destacarlos.
La
opción Ir a... (Teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto.
La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es
que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si
vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos
interese utilizar esta opción.
Luego
encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional,
Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten
Seleccionar
todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. Es decir,
seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.
LAS
FUNCIONES
Esta
unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino introducir
datos
En
cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar
el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en
la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para
introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
INTRO:
Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS
DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO
DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.
Si
antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si
hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula
no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar
la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
En
ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una
misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre
es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no
ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
Se
puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si
aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición. No se puede utilizar la tecla
FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado
la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,
después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En
la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la
misma, ahora es cuando podemos modificar la información. Después de teclear la
modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir. Si
después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar
el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la
tecla Esc
del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así
no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si
se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona
la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
TIPOS
DE DATOS
En
una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES
CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede
ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS,
es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
ERRORES
EN LOS DATOS
Cuando
introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de
diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la derecha: Nos da
una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No. Dependiendo del error, mostrará un mensaje u
otro.
Podemos detectar un error sin que nos avise
cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal
como esto: . Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos
permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo
del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro
u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este
cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por
ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si
no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que
queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no,
podríamos utilizar la opción codificar en la barra de fórmulas.
Si
la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos
aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede
cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el
ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa. # ¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos.
# ¡DIV/0!
cuando se divide un número por cero. # ¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el
texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o
fórmula.
# ¡REF!
se produce cuando una referencia de celda no es válida. # ¡NUM! cuando se
escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. # ¡NULO! cuando
se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. También en
estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en
la esquina superior izquierda tal como: Este símbolo se utilizará como hemos
visto antes.
INSERTAR
Y ELIMINAR ELEMENTOS
Vamos
a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y
hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos
retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos
ha olvidado colocar una fila o columna.
OBTENER
DATOS EXTERNOS
La
herramienta Obtener datos externos nos va a permitir llevar a Excel datos que
proceden de otras fuentes de datos, como archivos de texto o bases de datos,
para su posterior tratamiento y análisis con la hoja de cálculo.
Para
poder utilizar las herramientas de importación de datos, lo haremos desde la
barra de menús accediendo a Datos – Obtener datos externos. El menú de Obtener
datos externos es el siguiente:
Los comandos más importantes de este menú son
Importar datos y Nueva consulta de base de datos. Básicamente, vamos a importar
datos a Excel de dos formas:
1.
Directamente desde el archivo de origen que, normalmente, será un archivo de
texto o un archivo de base de datos.
2.
Utilizando consultas que realizaremos con un asistente o con Microsoft Query.
El
comando Importar datos permite obtener datos de otras fuentes como archivos de
texto o bases de datos de diferentes tipos.
El
comando Nueva consulta de base de datos nos permite filtrar datos y realizar
consultas para obtener los datos que queremos importar a Excel.
Podemos
realizar consultas utilizando el asistente o bien con la herramienta Microsoft
Query. Importar archivos de texto
Con
el comando Importar datos podemos obtener datos procedentes de distintos tipos
de archivos de texto. Vamos a distinguir dos tipos de archivos de texto,
dependiendo de la forma en la que se delimitan los campos de datos
: 1.
Delimitados: los campos están separados por un carácter delimitador que puede
ser una coma, un punto y coma, un espacio, una tabulación, etc.
2.
De ancho fijo: cada campo tiene una anchura preestablecida. El comando Importar
datos no permite realizar ningún tipo de filtro ni de selección previa de los
datos a importar.
Ejemplo 1
Vamos
a importar un archivo de texto llamado “Comunidades.txt”. En el menú
Datos-Obtener datos externos, seleccionamos el comando Importar datos. En la
ventana que aparece a continuación, debemos seleccionar el archivo que vamos a
importar.
Una vez seleccionado el archivo a importar, se
inicia un asistente que nos ayudará en tres pasos a la importación de los
archivos de texto.
Paso
1. En el primer paso debemos indicar en primer lugar el tipo de archivo:
delimitado o de ancho fijo. También debemos indicar la fila del archivo de
texto en la que debe comenzar la importación, y el origen del archivo: Windows,
Macintosh o MS-DOS.
Paso
2. En el segundo paso vamos a establecer el carácter que se ha utilizado como
separador de los campos (en el caso de que el archivo sea delimitado). Al
seleccionar el separador adecuado podremos ver una vista previa en la que se
muestran los distintos campos.
Paso 3. En el tercer paso podemos especificar
el formato de celdas que queremos aplicar a cada uno de los campos. También
podemos saltar determinados campos que no nos interese importar.
Por
último, para finalizar la importación, debemos indicar en que lugar de la hoja
de cálculo activa queremos insertar los datos importados, o insertarlos en una
nueva hoja de cálculoImportar archivos de base de datos Con el comando Importar
datos podemos obtener datos procedentes de archivos de base de datos. Este
comando permite importar una tabla o una consulta de una base de datos. El
comando Importar datos no permite realizar ningún tipo de filtro ni de
selección previa de los datos a importar.
Ejemplo
2
Vamos
a importar una base de datos de Access llamada “Comunidad.mdb”. La importación
de datos desde una base de datos de Access, solamente permite importar tablas o
consultas de forma individual y sin realizar ningún tipo de filtro ni de
selección previa de los datos.
En
primer lugar, en la ventana Seleccionar archivos de origen de datos, debemos
seleccionar el archivo de base de datos que vamos a importar.
A
continuación, aparece una ventana en la que vamos a seleccionar la tabla o
consulta que queremos importar.
Para finalizar la importación, debemos indicar
en que lugar de la hoja de cálculo activa queremos insertar los datos
importados, o insertarlos en una nueva hoja de cálculo
Crear
consultas utilizando el Asistente
En
la mayoría de los casos, podremos importar datos de diversos archivos
utilizando el comando Importar datos, tal como se ha visto en los apartados
anteriores. Pero si queremos realizar una selección previa sobre los datos que
vamos a importar, debemos realizar una consulta.
Si
la consulta no es muy compleja, podemos utilizar el Asistente para consultas,
que de una forma muy sencilla nos permite realizar las siguientes operaciones:
1.
Seleccionar tablas y campos que vamos a incluir en la consulta.
2.
Unir varias tablas. El Asistente crea de forma automática una unión interna
cuando reconoce el campo clave de una tabla y un campo con el mismo nombre en
otra tabla.
3.
Ordenar los datos resultantes antes de importarlos a Excel. Para realizar una
consulta con el Asistente, seleccionamos el comando Datos > Obtener datos
externos > Nueva consulta de base de datos. A continuación debemos activar
la casilla de verificación Usar el Asistente para consultas para crear o
modificar consultas.
Ejemplo
3
De
la base de datos “Comunidad.mdb” vamos a exportar los siguientes datos: Tabla
Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), Tabla Gastos (Fecha, Tipo, Descripción,
Importe). También vamos a realizar un filtro Población =”Alicante” y Importe
> 1500 Y < 7500.
En
primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamos el tipo de
archivo que vamos a importar y activamos la casilla de verificación que nos
permite utilizar el Asistente para consultas.
A continuación aparece la ventana Seleccionar
base de datos, donde debemos seleccionar el archivo que vamos a importar. Una
vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparece el Asistente
para consultas, que consta de los siguientes pasos:
Paso
1. Seleccionar datos.
En
esta ventana debemos seleccionar los distintos campos que queremos incluir en
la consulta. En la parte izquierda vemos las tablas y consultas que contiene la
base de datos y sus campos, mientras que en la parte derecha aparecen los
campos que hemos incluido en la consulta.
Paso 2. Filtrar datos.
En
el segundo paso del Asistente podemos filtrar los datos para hacer una
selección de los registros que queremos incluir en la consulta. Podemos poner
condiciones en varios campos, y dentro de cada campo también podemos poner
varias condiciones.
Paso 3. Ordenar datos. A continuación, podemos
ordenar los datos.
Paso
4. Finalizar la importación. Por último, para finalizar la importación, podemos
elegir entre importar los datos a Excel, o abrir Microsoft Query para ver los
datos o modificar la consulta. También podemos guardar la consulta en un
archivo de consulta .qdy Query que
posteriormente podremos modificar con Microsoft
Crear
consultas utilizando Microsoft Query Si queremos realizar una consulta más
compleja de lo que nos permite el Asistente para consultas, podemos utilizar
Microsoft Query, que de forma similar a la que se diseñan las consultas en
Access, nos permite tener mayor control sobre los distintos aspectos de la
consulta. Con Microsoft Query, además de realizar todas las operaciones que nos
permite el Asistente de consultas, también podemos realizar consultas de
parámetros.
Para
realizar una consulta con Microsoft Query, utilizamos el comando Datos > Obtener
datos externos > Nueva consulta de base de datos. A continuación debemos
desactivar la casilla de verificación Usar el Asistente para consultas para
crear o modificar consultas.
Ejemplo 4
De
la base de datos “Comunidad.mdb” vamos a exportar los siguientes datos: Tabla
Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), Tabla Propietarios (NIF, Apellidos
Nombre, Pob Contacto, CP). Vamos a realizar un filtro que nos permita
seleccionar las comunidades de Alicante y los propietarios que no son de
Alicante.
En
primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamos el tipo de
archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla de verificación para
utilizar el Asistente para consultas.
A continuación aparece la ventana Seleccionar
base de datos, donde debemos seleccionar el archivo que vamos a importar.
Una vez seleccionado el archivo de base de
datos a importar, aparece la ventana de Microsoft Query. A partir de aquí, el
proceso es similar a la elaboración de una consulta en Access.
En
primer lugar incluimos en la consulta las tablas necesarias. A continuación
bajamos los campos de cada tabla que queramos incluir en la consulta.
Posteriormente podemos introducir criterios y ordenar los datos. Después de
realizar todas las operaciones necesarias, la ventana de Microsoft Query tendrá
el siguiente aspecto:
Una vez finalizada la consulta, pinchamos el
botón para enviar los datos obtenidos a Excel.
Ejemplo
5
De
la base de datos “Comunidad.mdb” vamos a exportar los siguientes datos: Tabla
Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), Tabla Propietarios (NIF, Apellidos Nombre,
Pob contacto, CP). Vamos a realizar una consulta de parámetros que nos solicite
la población en la que se ubica la comunidad y seleccione los propietarios que
residan en una población distinta.
En
primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamos el tipo de
archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla de verificación para
utilizar el Asistente para consultas.
Una
vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparece la ventana de
Microsoft Query.
Antes
de realizar la consulta debemos asegurarnos que el botón Consulta automática no
está activado.
Para
el campo que deseamos utilizar como parámetro de la consulta, en Valor debemos
escribir entre corchetes el texto que aparecerá cuando se ejecute la consulta,
tal y como se muestra en la siguiente ventana
Una
vez que hemos determinado los criterios y los campos que queremos incluir en la
consulta, finalizamos el proceso enviando los datos a Excel.
Cuando
ya tenemos los datos en Excel, tenemos la posibilidad de modificar la forma en
la que se introduce el valor del parámetro de la consulta. Vamos a utilizar
para ello el botón Parámetros de la consulta de la barra de herramientas Datos
externos.
La ventana de Parámetros de la consulta nos
proporciona tres opciones:
1.
Pedir el valor del parámetro en una ventana de dialogo.
2.
Utilizar un valor fijo determinado.
3.
Escribir el valor en una celda.
Modificar
consultas y actualizar datos
Una
vez finalizada la importación de datos mediante una consulta, es posible
modificar la consulta para obtener un nuevo conjunto de datos.
Para
hacerlo debemos seleccionar cualquier celda del conjunto de datos importados, y
seleccionamos el comando Datos > Obtener datos externos > Modificar
consulta. Aparecerá entonces el Asistente para consultas o Microsoft Query, y
podremos modificar cualquier aspecto de la consulta: tablas o campos que
intervienen en la misma, criterios de selección de valores, etc.
Ejemplo 6
Vamos
a modificar la consulta realizada en el Ejemplo 3. Vamos a eliminar de la
consulta el campo Tipo de la tabla Gastos, y vamos a modificar el filtro para
el campo Importe > 2500 Y < 5000. En primer lugar, seleccionamos
cualquier celda de los datos importados, y en el menú Datos-Obtener
Aparece
entonces el Asistente para consultas con el que realizaremos las modificaciones
necesarias.
En
primer lugar nos permitirá añadir o eliminar campos a la consulta, y una vez
realizada esta operación podremos modificar los filtros introducidos sobre los
datos.
Al finalizar la modificación de la consulta,
el conjunto de datos que obtendremos en Excel será el siguiente:
Una vez realizada la importación de datos por
cualquiera de los métodos que hemos visto, ya sea de forma directa o mediante
una consulta, es posible que estos datos cambien en el archivo de origen del
que proceden, y entonces los datos importados a Excel no coincidan con los
datos originales.
Para
evitar esto, es conveniente que cada vez que se abra un archivo con datos
procedentes de una importación, se realice una actualización de los datos para
que en todo momento coincidan los datos originales con lo datos importados.
Para actualizar los datos procedentes de una importación, debemos seleccionar
cualquier celda del conjunto de datos importados, y en la barra de herramientas
Datos externos, pinchamos el botón Actualizar datos.
. INTRODUCIR LOS DATOS
Toda base de datos se crea como
una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que
contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados).
Para ejemplo puede introducir estos datos:
|
Apellido
|
Nombre
|
Profesión
|
|
González
|
Juan
|
Arquitecto
|
|
Pérez
|
Pablo
|
Abogado
|
|
Sánchez
|
José
|
Economista
|
Microsoft Excel ofrece dos formas
de trabajar con los registros:
A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la tabla dinámica.
Para trabajar con tabla dinámica una vez creados los nombres de los campos se seleccionan y se elige la opción Informe de gráficos y tabla dinámica del menú Datos. La tabla dinámica organiza y resume automáticamente los datos.
Si se utiliza esta opción sin haber establecido la base de datos, Excel indicaría con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.
A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la tabla dinámica.
Para trabajar con tabla dinámica una vez creados los nombres de los campos se seleccionan y se elige la opción Informe de gráficos y tabla dinámica del menú Datos. La tabla dinámica organiza y resume automáticamente los datos.
Si se utiliza esta opción sin haber establecido la base de datos, Excel indicaría con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.
Sucesivamente seleccione los
campos y el área respectivamente, ya sea columnas, filas, páginas, datos, como
muestra el recuadro.
Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar el valor de alguno de los campos bastará con poner el cursor en el campo correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificación quedará grabada.
B. Directamente sobre la hoja de cálculo:
En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas a los campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y escribiendo en ellas la información correspondiente. Pero tenga en cuenta que siempre deberá haber elegido por lo menos una vez la opción Datos Informe de datos y tabla dinámica
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas en blanco intercaladas.
Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar el valor de alguno de los campos bastará con poner el cursor en el campo correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificación quedará grabada.
B. Directamente sobre la hoja de cálculo:
En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas a los campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y escribiendo en ellas la información correspondiente. Pero tenga en cuenta que siempre deberá haber elegido por lo menos una vez la opción Datos Informe de datos y tabla dinámica
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas en blanco intercaladas.
Excel puede ordenar según
distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar
información de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos.
Marcamos una serie de celdas para tener un límite fijado en el que se incluirán las series, sean del tipo que sean Cuando copiamos arrastrando, y apretamos en la esquina derecha inferior, nos sale
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos.
Marcamos una serie de celdas para tener un límite fijado en el que se incluirán las series, sean del tipo que sean Cuando copiamos arrastrando, y apretamos en la esquina derecha inferior, nos sale
CRITERIO
PARA DATOS DE TIPO TEXTO
Cuando
se trata de un valor constante de tipo texto, debemos escribir el criterio
entre comillas (”). Tengamos en cuenta que no se distinguen las mayúsculas de
las minúsculas, con lo cual “árbol” y “ÁRBOL”, para el conteo, son una misma
palabra.
En
nuestro ejemplo, en la celda B11 insertamos la función desde la Biblioteca de
funciones e ingresamos los argumentos. En Rango, seleccionamos B2:B9, el rango
de Profesión, y en Criterio ingresamos “médica”. La función =CONTAR.SI (B2:B9;”médica”)
nos dará como resultado 3, ya que hay tres personas con esa profesión.
Recordemos que el resultado de esta función siempre será un valor numérico. De
la misma manera, podemos contar cuántas personas son abogados, cuántas son
químicos y cuántas, torneros. Así veremos una aplicación muy útil de esa
función: la posibilidad de resumir largas listas de datos. En nuestro ejemplo,
resumiremos de manera rápida y simple la cantidad de personas por profesión. Si
tenemos una lista mucho más extensa, aumentarán los beneficios del uso de esta herramienta.
Utilizar el criterio con referencia a una
celda ayuda a evitar errores de escritura. Al igual que en otras funciones,
podemos ingresar el criterio de dos maneras: escribir directamente el texto o
el valor que deseamos contar entre comillas (”), o utilizar una referencia a
una celda (en este caso, 58 2. No debemos agregar comillas) que contenga la
palabra o el valor que deseamos contar. En nuestro caso, podríamos seleccionar
directamente la celda B2 como criterio, ya que ésta contiene la palabra que
queremos contar. La función quedaría de esta manera: =CONTAR.SI (B2:B5; B2), y
el resultado obtenido sería el mismo.
CRITERIO
PARA DATOS NUMÉRICOS
En
caso de que tengamos una lista de números, es posible establecer un criterio
para contar valores mayores, menores o iguales que un determinado valor.
Recordemos que estos operadores, también llamados operadores de comparación,
son seis: igual (=), distinto (<>), mayor (>), menor (<), mayor o
igual (>=) y menor o igual (<=).Continuando con nuestro ejemplo, si
queremos saber qué cantidad de alumnos de la lista tiene más de 30 años,
podemos utilizar esta función. Entonces, en la celda E7 insertamos nuevamente
la función y los argumentos necesarios. Seleccionamos el rango de Edad y
escribimos como criterio >30. La función CONTAR.SI (E2:E5;”>30”) dará
como resultado que dos personas son mayores de esa edad.
BARRAS
DE DATOS
El
formato condicional Barras de datos es más conveniente para representar la
tendencia o la evolución de los valores, ya que produce un efecto similar al
que obtendríamos a través de un gráfi co de barras, solo que en este caso el
resultado se muestra en las mismas celdas que contienen los datos.
Cuando
aplicamos este formato condicional, cada celda presenta una barra de color cuya
longitud indica la relación de cada dato con el resto de los valores
seleccionados. Esto quiere decir que las celdas que contengan los valores
mayores presentarán una barra de mayor longitud, mientras que aquellas con valores
inferiores mostrarán barras de menor longitud.
Los
valores negativos se presentan automáticamente con barras rojas hacia la
izquierda. Para aplicar este formato, hacemos clic en Formato condicional, en
el grupo Estilos de la fi cha Inicio, y en el menú desplegable seleccionamos
Barras de datos. Desde el submenú podemos elegir entre los conjuntos de Relleno
degradado o de Relleno sólido y alguno de los colores disponibles para cada
grupo.
Es
posible aplicar este formato condicional en cualquier rango de celdas en los
que necesitemos visualizar rápidamente una tendencia, como las ventas de una
empresa en distintos meses, las calificaciones obtenidas por un alumno en cada
semestre, los costos programados para diferentes períodos; o si queremos crear
fácilmente un diagrama de Gantt sin tener que utilizar procedimientos más
complejos.
En el Diagrama de Gantt la longitud de las
barras muestra gráficamente la duración de cada tarea.
Validaciones
Muchas
veces, la planilla de cálculo que diseñamos deberá ser completada por otros
usuarios. Si queremos asegurarnos de que los datos que ellos ingresen cumplan
con determinados requisitos, como, por ejemplo, solo números o fechas
comprendidas en un determinado intervalo, podemos utilizar la herramienta
Validación de datos. Con ella es posible controlar el tipo de contenido que se
ingresa en una celda, y establecer restricciones respecto a los datos que se
pueden escribir
EJEMPLOS
USUALES DE VALIDACIÓN DE DATOS
▼ Restricción
▼ se puede usar para…
Números:
especificar que la entrada en una celda sea un número entero o decimal,
estableciendo un intervalo entre un mínimo y un máximo, o utilizando una
fórmula para calcular la validez del número. Impedir que se ingresen valores
mayores o inferiores a un rango especificado como, por ejemplo, que las
comisiones de los vendedores no puedan superar los $1.000.
Fechas
y horas: establecer un intervalo, definiendo valores mínimos y máximos .Especificar
una franja horaria para registrar el ingreso o la salida de pasajeros en un
hotel.
Longitud:
limitar la cantidad de caracteres que se pueden escribir en una celda. Establecer
la cantidad de caracteres alfanuméricos que se pueden ingresar para números
telefónicos.
Lista:
podemos elaborar una lista de opciones para una celda, de modo tal que solo
admita esos valores. Ingresar de forma exacta la descripción de diferentes
rubros de artículos para la venta.
Personalizada:
utilizar fórmulas o funciones para determinar el tipo de valor que se puede
ingresar en una celda.
Otorgar
un premio a los empleados de un determinado sector de la empresa, asegurándonos
de que solo se ingrese el valor del premio si se cumple una condición Configurar
validación Para aplicar reglas de validación, debemos seleccionar el rango de
celdas en el que deseamos controlar la entrada de datos. Luego, vamos al grupo
Herramientas de datos de la fi cha Datos y hacemos clic en Validación de datos.
Accedemos al cuadro de diálogo Validación de datos y, desde la solapa
Configuración, definimos los diferentes criterios de restricción. Además, desde
las solapas Mensaje de entrada y Mensaje de error –que veremos más adelante en
detalle– podemos escribir textos para orientar la entrada de datos y advertir
sobre errores, respectivamente. Estos mensajes no son obligatorios, pero pueden
contribuir al ingreso correcto de datos. De todos modos, si no definimos un
mensaje personalizado, Excel mostrará uno estándar cuando ingresemos un dato
que no cumple la regla de validación definida para esa celda. Si aplicamos una
validación de datos a una celda o un rango, en forma automática podemos aplicar
esa misma regla a otras celdas diferentes. Para hacerlo, abrimos el cuadro de
diálogo Validación de datos y, a continuación, en la solapa Confi guración
activamos la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración.
También es posible copiar la confi guración de la validación que hemos defi
nido para una celda o rango de celdas. Para hacerlo, seleccionamos la celda que
tiene aplicada la validación por copiar y hacemos clic en Copiar en el grupo
Portapapeles de la fi cha Inicio, o presionamos simultáneamente la combinación
de teclas Ctrl + C
Luego,
seleccionamos las celdas a las que queremos aplicar la misma validación y
desplegamos las opciones del comando Pegar en el grupo Portapapeles de la ficha
Inicio. En el menú desplegable seleccionamos la opción Pegado especial y, en el
cuadro de diálogo Pegado especial, elegimos Validación.
Para
quitar las reglas de validación aplicadas, accedemos al cuadro de diálogo
Validación de datos y pulsamos en el botón Borrar todos Solo datos únicos
Una
aplicación interesante de esta regla de validación es para evitar el ingreso de
datos duplicados, un error muy común cuando tenemos que escribir códigos,
nombres u otros datos que solo pueden tener un valor único en una planilla. Por
ejemplo, si estamos creando un registro de proveedores, cada uno de ellos tiene
un código de identificación y una razón social específicos, por lo que no
podemos ingresar cada uno de estos datos más de una vez. Para aplicar la regla
de validación que evite el ingreso de valores duplicados, seleccionamos el
rango de celdas que deseamos validar y pulsamos Validación de datos en el grupo
Herramientas de datos de la ficha Datos. En el cuadro de diálogo que se abre,
vamos a la solapa Configuración y en el menú desplegable Permitir seleccionamos
Personalizada. En el cuadro Fórmula vamos a ingresar la función CONTAR.SI, que
cuenta la cantidad de veces que aparece un valor especifi cado como condición
en su argumento. Para este ejemplo, escribimos =CONTAR.SI ($C$2:$C$7; C2)=1,
donde $C$2:$C$7 es el rango de celdas que deseamos validar, y en el que
aplicamos una referencia absoluta porque este rango será invariable. Luego,
ingresamos la referencia relativa a la celda C2, que corresponde a la primera
celda del rango seleccionado. Después del paréntesis de cierre indicamos que el
resultado esperado es =1, es decir que el recuento de celdas no puede tener un
resultado diferente de 1 porque implicaría que se ha ingresado el mismo dato
más de una vez
DATOS
CON CONDICIONES
Si
necesitamos controlar el ingreso de datos dependiendo de los valores de otras
celdas, podemos crear diferentes tipos de listas, en las que los elementos de
una dependan de los elementos de otra. Por ejemplo, en una agencia de alquiler
de automóviles tenemos tres marcas disponibles –Ford, Citroën y Toyota– y
diferentes modelos para cada una. Diseñaremos una planilla que nos permita
ingresar los modelos según la marca elegida. En primer lugar, creamos una tabla
de datos auxiliares con los modelos de cada marca. Luego, seleccionamos el
rango de celdas correspondiente a una marca –por ejemplo, Ford– y en el Cuadro
de nombres escribimos la marca para defi nir al rango. Repetimos el
procedimiento con cada uno de los rangos de celdas que contienen los modelos de
cada marca. A continuación, seleccionamos la celda C9, vamos a Validación de
datos y, en la sección Permitir de la solapa Configuración, elegimos Lista; en
el cuadro Origen escribimos el rango de celdas que contiene solo a las marcas,
por ejemplo =$B$2:$D$2. Veremos que la celda muestra una fl echa que nos
permite desplegar la lista con las opciones de marcas disponibles. Luego,
seleccionamos la celda C10, vamos a Validación de datos y, en la sección
Permitir de la solapa Confi guración, elegimos la opción Lista; en el cuadro Origen
escribimos =INDIRECTO ($C$9). Al utilizar la función INDIRECTO como origen de
datos y en referencia a la celda que contiene las marcas de automóviles, solo
se desplegará el listado de modelos correspondientes a la marca que
seleccionemos en la celda C9.
cuando a Excel le
parece que intentamos representar otra cosa lo formatea para
que lo veamos de esa forma.- primer
concepto fue “dato”, el cual se inserta en una “celda” (cuadro donde se ubica
un dato).El área de trabajo de Excel es una rejilla constituida por “renglones”
y “columnas” las columnas las identificaremos
con letras y los renglones con números, en Excel cada archivo se llama “libro
de cálculo” porque está compuesto por “hojas de cálculo”, un libro puede
tener hasta 255 hojas y una hoja puede tener hasta 65,536 renglones y 255columnas,
hasta la versión 2003, en versiones posteriores de Excel esos límites ya no existen.
Las columnas se llaman “A”, “B”, “C”, etc, cuando se acaban las letras del
alfabeto se usan combinaciones de ellas, “A”, AB”, “AC”,……..”BA”, “BB”,
“BC”………”IA”,… hasta la “IV” que es la última. La celda se identifica
por el cruce de una columna con un renglón (en ese orden),Vgr: “A1” es la
primera celda y la última celda de una hoja será “IV65536”En la
figura se ve la celda B7 y se indica tanto su nombre como su contenido en
la barra superior Manejo de datos en
Las tres columnas mostradas contienen exactamente
el mismo dato, solo que con formatos diferentes. En el archivo ocupan exactamente el mismo espacio, mientras que si fuesen guardados como texto, la columna central
ocuparía al menos 20veces más bytes que las otras. Los datos de tipo carácter serán manejados
exactamente como fuerontecleados, los datos numéricos se guardan con una precisión de 16 posiciones
decimales, los datos de otros tipos se manejan como números. Retomando el ejemplo de las fechas podemos
observar que el número 1mostrado como
fecha, da el día primero de enero de año 1900 a las 0horas.Los días son los enteros, las horas son los
decimales correspondientes, el número2.00003
corresponde a el día 2 de enero de 1900 a las 0 horas con 0 minutos y 3segundos.Así
el primer año contabilizado por la computadora corresponde al número
367 sería el31/12/1900 23:59:59Una
fecha más cercana, por ejemplo, del día 17 de enero de 2009 a las 0 horas
corresponde al entero 39830El manejo interno
de Excel solo distingue entre números y letras, por lo que esto podría
ocasionarnos algunos problemas, por ejemplo: al cambiar de
computadora los formatos de fechas y horas se verán afectados por la
regionalización del Windows, ya que si pasamos de un Windows de Estados Unidos
a un Windows Mexicano cambiará la forma en que se ven nuestros datos,
aunque no cambien los datos.- Las
máscaras son la forma general de una vista de
datos, es decir las formas “#,##0.00” esta máscara en
particular indica a Excel que nos presente
los datos numéricos poniendo una coma en la tercera posición entera, indicándonos los miles además de solo ocupar dos posiciones
decimales. La máscara mostrada en la
figura le indica aExcel que esa celda en particular deberámostrarse de la siguiente forma: 2 dígitosindicando el día (dd), una diagonal comoseparador, 2 dígitos indicando el mes (mm), una diagonal
como separador, cuatro dígitos, un que indican el año (aaaa), un
espacio como separador,2 dígitos indicando la hora (hh), dos puntos como separador, 2 dígitos para indicar los minutos(mm),
dos puntos como separador y 2 dígitos para indicar los segundos (ss).Estos
formatos de celda son particularmente útiles al usuario para fechas,
porcentajes y moneda. El formato Científico
se usa para presentar en poco espacio cantidades muy grandes,
cuyas cifras ocuparían tanto espacio que serían inmanejables, el número100,
000, 000, 000, 000, 000,000 (100 trillones),
en Excel se representa como 1E+20 no es descabellado,
en astronomía se manejan regularmente estas cifras cuando
se habla de distancias a otras estrellas o en biología cuando se
habla de edades de fósiles.
HOJAS Y TABLAS DE DATOS
Una hoja de cálculo es un “arreglo” de
datos, un arreglo es una forma de organización de cosas, en este caso se organizan
en renglones y columnas por lo que decimos que es un arreglo
bidimensional.- ARREGLOS BIDIMENSIONALES Dentro de un arreglo se identifica a
cada integrante por referencia a sus
“dimensiones”, en el caso de Excel, sus dimensiones son “línea” y “columna”, este “integrante” se llamará celda, y
la celda se identifica con una letra mayúscula, nombre de la columna, y
un número, nombre de la línea, en la figura
la celda de trabajo está enmarcada con línea más gruesa, se identifica como B7
y es el cruce de la columna B y la línea 7.Excel siempre nos mostrará en la parte superior izquierda el nombre
del “objeto” señalado, el objeto puede ser una celda o un “rango”. El arreglo bidimensional se caracteriza por tener
solo dos dimensiones, será siempre rectangular, por lo que a un arreglo
bidimensional con características especiales se le llama “tabla”, la rejilla
que está en el área de trabajo se llama “hoja “Una tabla de datos se
caracteriza por tener “encabezados” y no dejar columnas libres.- RANGOS
Por la organización de los datos podemos elegir áreas rectangulares en la hoja, estas se llamaran rangos, un rango
recibirá un nombre por default para su manejo interno, este nombre indica la
celda inicial y la celda final. En la imagen esta elegida un área de la
pantalla (en gris), este “rango “se identifica como “H4:J21”El
área total de trabajo en Excel es el rango A1:IV65536 arreglo
bidimensional que inicia sus renglones con un
título para cada columna se dice que es una tabla de datos, y al
título de cada columna se le llama “encabezado”. El encabezado será el dato que determina el nombre de los datos
y debe estar en la primera celda de la columna de datos, uno para cada columna.
Las reglas a seguir para hacer una tabla de datos son: 1.- siempre debe haber
un encabezado2.- los encabezados no deben repetirse3.- no debe haber columnas
vacías en el rango de datos4.- no debe tener columnas combinadas5.- los nombres
de las columnas deben ser cortos6.- los nombres de las columnas no deben tener
espacios en blanco7.- no usar signos de puntuación en los nombres La tabla
puede estar colocada en cualquier parte de la hoja de cálculo.
El área de trabajo
que queda a la vista en la ventana no es muy extensa,
por lo que Excel da facilidades para ver otras partes del documento sin tener que estarse moviendo, para ello
tenemos
dos opciones de vista, las subdivisiones y los paneles .Las su divisiones (Split) permiten ver hasta 4secciones diferentes de un documento para poderlas
comparar entre si Y los paneles: El panel (panel)
lo podemos usar como un caso
especial de las subdivisiones, cuando no queremos que se muevan los encabezados o las primeras
columnas, así que los “congelamos”. Es muy
útil para hojas de tipo contable o tablas muy grandes de datos. Ambas opciones se activan en el menú “Windows” o “Ventana”- Todos los datos
pueden ser buscados dentro del área de trabajo (hoja de cálculo), con solo
solicitárselo y decirle cual dato buscamos, podemos ir al menú en el comando
EDIT y dar clic en la orden find, o podemos teclear <alt
e f> o <Ctrl f>, Windows ofrece al menos 2caminos para
llegar al
mismo resultado. Para buscar texto o números1.Seleccione el
rango de celdas donde desee realizar la búsqueda. Si
desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda. En el
menú Edición (edit.), haga clic
en Buscar (find). En el cuadro Buscar (find), escriba el texto o los
números que desee buscar o elija una búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar (find)
Nota
Puede utilizar caracteres comodín en los criterios
de búsqueda.4.Si desea especificar un
formato para la búsqueda, haga clic en Formato (format) y seleccione
las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato. Si Formato no está
disponible en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en opciones, a continuación, en Formato Haga clic en Opciones para definir más
valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las celdas que
contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas. En el cuadro
Dentro de,
puede seleccionar Hoja o Libro para
buscar en una hoja de cálculo o en un libro entero.6.Haga clic en Buscar todo en Buscar siguiente
.
Buscar todo muestra
una lista con todas las instancias del elemento buscado y permite activar
una celda seleccionando una instancia específica. Puede hacer clic en un
encabezado para
ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todo
Nota
Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC. Sustituir
texto o números
1. Seleccione el
rango de celdas donde desee realizar la búsqueda. Si desea buscar en toda la
hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda de la misma.
2. En el menú Edición, haga clic en Reemplazar
3. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desea buscar o
elija una búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar
Nota Puede utilizar caracteres comodines en los criterios
de búsqueda.
4. Si desea especificar un
formato para la búsqueda, haga clic en Formato y seleccione las opciones apropiadas
en el cuadro de diálogo Buscar formato .Si Formato no está disponible en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar,
haga clic en Opciones
y, a continuación, en Formato
.5.Haga clic en Opciones para definir más
valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las celdas que
contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas. En el cuadro Dentro de, puede
seleccionar Hoja
o Libro para
buscar en una hoja de cálculo o en un libro entero
6. En el cuadro Reemplazar con, escriba los caracteres por los que desea
sustituir y, si es necesario, especifique los formatos. Si desea eliminar los
caracteres del cuadro Buscar, deje el cuadro Reemplazar con en blanco.
7. Haga clic en Buscar siguiente
.8.Para reemplazar la instancia resaltada o todas
las instancias de los caracteres encontrados, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos.
Nota
Para
cancelar una búsqueda en curso, presione ESC.
3.- OPERACIONES ARITMETICAS
Las operaciones aritméticas son aquellas que nos
permiten llegar a un resultado operando con cantidades. Vamos a iniciar con
algunas relativamente complicadas, pero de muy fácil operación:- SUMATORIA Suma todos los números de un
rango, si el rango no está elegido al dar clic al botón de autosuma buscará los
datos adyacentes que puedan ser sumados, coloca en forma automática una función
suma () o Sum() en inglés, en la celda.
Sintaxis SUMA
(número1;
número2;...) SUM () en
inglés Número1; número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total
o suma desea obtener.
Observaciones
Se toman en cuenta números, valores lógicos y
representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos.
Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se
considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las
celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la
referencia. Vea el tercer ejemplo a continuación.
Los argumentos que sean valores de error
o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.
En
cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar
el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos
que se desee introducir.
Para
introducir o fijar el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
métodos que te explicamos
a
continuación:
INTRO:
Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
Teclas
de movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
Cuadro
de aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.
Si
antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo tienes que pulsar la tecla Esc
del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de
la barra de fórmulas. De esta manera no se introducen los datos y la celda
seguirá con el valor que tenía.
Si
introduces mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información
sobre el posible error cometido, debes leerlo detenidamente para comprender lo
que dice y aceptar la corrección sugerida o no.
Otras
veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la
celda, en este caso debes revisar la fórmula en la barra de fórmulas para
encontrar el error.
Existen
dos tipos de datos que se pueden ingresar en una hoja de cálculo: un Valor
constante y una
Fórmula
Valor
constante
Es
un dato que no es el resultado de un cálculo y que no cambia, a menos que se
introduzca un nuevo dato en la celda que lo contiene. Un valor constante puede
ser un número, un texto, una fecha o una hora.
Por
ejemplo, la fecha 10/8/03, el número 450 y el texto Resultados Mesa 1 son
constantes. Para Excel un valor resultante de una operación matemática no es
una constante.
Un
dato constante se introduce directamente en una celda (no comienza con el signo
= como en el caso de una fórmula)
Como
ya dijimos los valores constantes pueden ser: Texto En Microsoft Excel, texto
es cualquier combinación de letras, números y símbolos.
Por
ejemplo, Microsoft Excel tratará como texto las siguientes entradas:
TOTAL
12+976 10AA109 208 4675.
Dentro
de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda.
Excel
2003 Año 2011 Si las celdas adyacentes no contienen información Excel permite
que los textos largos solapen las celdas que se encuentren a la derecha, de lo
contrario serán truncados mostrando solo lo que quepa en el ancho de la celda.
Para
introducir un retorno de carro (es decir pasar a escribir en la línea de abajo)
en una celda, presione la tecla ALT y sin soltarla presione ENTER.
Todo
conjunto de caracteres que Excel no interprete como fórmula, número o fecha
será considerado texto.
En
Microsoft Excel, un dato numérico puede contener los dígitos 0 1 2 3 4 5 6 7 8
9 y los caracteres + - ( ) , / $ % . E en la posición adecuada:
Por
ej: serán considerados números -12,8 o 45% o 4.120 o 20E2 este último es la
forma de notación científica para el número 2000
No
serán considerados números 12+8 o 425. o 45%3 o E34 etc. Excel ignora los
signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o
separadores decimales, dependiendo de lo que haya seleccionado en Configuración
regional del Panel de control (igualmente con las comas).
Todas
las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas
texto. Si se introduce un número demasiado grande para ser representado en una
celda, se mostrará el número en notación científica o mostrará ######### para
advertir que se debe incrementar el ancho de la columna (dependiendo esto del
formato de número que posea la celda).
Dado
que la / se utiliza para introducir fechas, para evitar introducir una fracción
como fecha, coloque un cero (0) un espacio y luego la fracción: por ejemplo,
escriba 0 1/2.
Para
introducir un números negativo, sitúe un signo menos (-) delante de él. Por ej.
–12 Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha.
El
formato de número aplicado a una celda determinará el modo en que Excel
presentará los números en una hoja de cálculo. Si escribe un número en una
celda que tiene formato General, Excel podrá aplicarle un formato de número
diferente. Por ejemplo si escribe 14,73 $, Excel aplicará un formato de moneda.
Más adelante se verá como cambiar el formato de una celda.
Fechas
y Horas
Para
introducir una fecha utilice una barra o un guión para separar las partes de la
fecha; escriba, por ejemplo 9/5/01 o 9-5-01. La fecha será mostrada por defecto
de acuerdo al formato de fecha seleccionado en Configuración regional del Panel
de control (este formato podrá ser cambiado por Ud.).
Para
introducir una hora escriba la hora con el formato hora:minutos Si desea el
formato basado en el reloj de 12 horas, a continuación de la hora inserte un
espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p), de lo contrario, Microsoft Excel
interpretará la hora basándose en el reloj de 24 horas.
Por
ejemplo, si escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenará como 3:00
de la mañana. Microsoft Excel almacena las fechas y las horas como números. Excel
guarda las fechas como un número, equivalente a la cantidad de días
transcurridos entre el 01/01/1900 y la fecha por Ud. introducida, esto es para
facilitar cálculos entre fechas. Las horas las almacena como fracciones, ya que
la hora se considera como una porción de un día.
Las
fechas y las horas son números y, por lo tanto, pueden sumarse, restarse e
incluirse en otros cálculos. Puede ver una fecha como un número y una hora como
una fracción decimal, cambiando el formato de la celda que contenga la fecha o
la hora a formato General.
Está
predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una
celda. Si Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u
hora quedará introducida como texto y, por consiguiente, quedará alineado hacia
la izquierda de la celda.
Fórmula
Una
vez que se hayan introducido datos se pueden introducir fórmulas para realizar
cálculos con esos datos.
Las
fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los datos introducidos en la
hoja de cálculo. Una fórmula contiene operadores y operandos. Los operadores
especifican el tipo de cálculo que se
desea
realizar y los operandos entre quienes se van a realizar las operaciones. Los
operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3 o bien pueden ser
referencias a celdas por ejemplo = A1+ B3. Es en este punto donde radica la
importancia de una hoja de cálculo dado que modificando el contenido de
cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una fórmula,
automáticamente la fórmula se recalcula.
Para
cálculos complejos Excel posee fórmulas incorporadas que se denominan
funciones. En Excel una fórmula debe comenzar siempre con un signo igual (=).
En caso contrario no será interpretada como fórmula. Los siguientes son
ejemplos de fórmulas: =(13+45)/5 en este caso los operandos son todos
constantes. =23+A4*B2 en este caso el valor constante 23 se opera con el
contenido de las celdas A4 y B2 =Suma(A2:A7;B8) suma el contenido del rango de
celdas desde A2 hasta A7 y de la celda B8. =Promedio(A2:C5)*9+A1 esta fórmula
calcula el promedio de los datos contenidos en el rango de celdas desde A2
hasta C5 y a ese resultado lo multiplica por 9, finalmente suma al resultado
anterior el contenido de la celda A1
Los
operadores aritméticos
Realizan
operaciones matemáticas básicas, ellos son: Operador aritmético Significado
(Ejemplo)
+
(signo más) Suma - (signo menos) Resta o Negación Por ej. –(4*7) * (asterisco)
Multiplicación / (barra oblicua) División % (signo de porcentaje) Porcentaje
Por ej. =30% da por resultado 0,3 ^ (acento circunflejo) Potenciación (3^2)
Notas:
1.
Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo
igual seguido de la referencia a la celda.
2.
Siempre que se cambie el contenido de la celda a la que hace referencia una
fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula.
Por
ejemplo si ponemos en una celda la fórmula B15*5, cada vez que se cambie el
valor en la celda B15 cambiará el resultado, ya que se volverá a calcular la
fórmula. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente.
Operadores
de comparación
Se
pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan
dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico:
VERDADERO o FALSO.
Operador
de comparación Significado (Ejemplo) = (signo igual) Por ej. La fórmula =A1=3
dará: Verdadero si A1 contiene el valor 3 y Falso en otro caso > (signo
mayor que) Mayor que < (signo menor que) Menor que >= (signo mayor
seguido del signo igual ) Igual o mayor que <= (signo menor seguido del
signo igual) Igual o menor que <> (signo menor seguido del signo mayor)
Distinto de
Operador
de texto
Utilice
el signo (& para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin
de generar un solo elemento de texto.
Operador
de texto Significado (Ejemplo) & Conecta o concatena dos valores de texto
para generar un valor de texto continuo Por ejemplo si en la celda B3 tenemos
almacenado Jorge García y en la celda B2 tenemos almacenado el texto Nombre del
Alumno: podremos escribir en la celda A1 la siguiente fórmula: =B2&B3 y
obtendremos como resultado de la fórmula Nombre del alumno: Jorge García
Uso
de paréntesis
Para
cambiar el orden de evaluación, puede usar paréntesis de la misma manera que en
el álgebra.
Por
ejemplo: =5+2*32 Da como resultado 23 porque Excel calcula de la siguiente
forma. Primero calcula 32,, a ese resultado lo multiplica por 2 y a
continuación, suma 5 al resultado. Si se utilizan paréntesis para cambiar el
orden del cálculo: =(5+2*3) 2
Excel
multiplicará 2*3, a ese resultado le sumará 5, lo que da 11 y luego eleva ese
valor al cuadrado, obteniendo como resultado 121
En
el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula
indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5 hasta F5. =(B4+25)/SUMA(D55) Si no se
hubieran usado los paréntesis: =B4+25/SUMA(D55)
Se
hubiera calculado la suma de los valores de las celdas D5 hasta F5, luego se
hubiera dividido 25 por el resultado anterior y finalmente a ese resultado se
le hubiera sumado el contenido de la celda B4.
En
realidad lo explicado no es nuevo para ningún lector dado que es lo mismo que
cuando realizamos manualmente un cálculo matemático.
Cómo
introducir una fórmula.
Para
introducir una fórmula realice lo siguiente.
1)
Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
2)
Escriba un signo igual (=).
3)
Introduzca la fórmula.
4)
Presione ENTRAR.(la tecla enter)
Mensajes
de error en las fórmulas
Cuando
introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa
del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la
derecha: Nos da una posible solución que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Puede que al introducir la fórmula
nos aparezca como contenido de la celda algunos de los siguientes textos:
#¡VALOR!
cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede s er sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE?
cuando Excel no reconoce algo en la sintaxis de la fórmula. ##### Se produce
cuando el ancho de una columna no es suficiente para mostrar un dato o cuando
se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡REF!
se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se
escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función
Guardar
un libro de trabajo
Cuando
empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación
posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta
operación se denomina Guardar. También cuando tengamos
un
libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos
guardar el libro antes de cerrar.
Para
almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. Un método
consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: Selecciona el menú
Archivo y elige la opción Guardar como...
Si
el archivo ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro
Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle
una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando.
Por
el contrario si quieres crear otro nuevo archivo con las modificaciones que has
realizado, sin cambiar el original tendrás que seguir estos pasos:
En
el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar
la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa
como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad
seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
En
el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu
archivo, por último haz clic sobre el botón Guardar.
Si
quieres almacenar el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar que tenía
antes de la modificación puedes usar el siguiente método:
Selecciona
la opción Guardar del menú Archivo. bien, haz clic sobre el botón Guardar de la
Barra de Herramientas, se guardará con el mismo nombre que tenía. También
puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G.
Si
el archivo era nuevo, es decir que aún no lo habías guardado, aparecerá el
cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la
ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar
un libro de trabajo
Una
vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no
estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento
recibe el nombre de Cierre del documento.
Se
puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar
el menú Archivo elecciona el menú
Archivo y elige la opción Cerrar.
Si
esta opción no se encuentra, recuerda el botón para ampliar el menú.
Abrir
un libro de trabajo ya existente
Si
queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina
Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente Una de ellas
consiste en utilizar el menú:
Selecciona
la opción Abrir del menú Archivo.
Fórmulas:
referencias
Cuando
hablamos de los tipos de datos con los que trabaja Excel mencionamos a las
fórmulas (unidad 2) y dijimos que: Una fórmula es una ecuación que combina
operadores y operandos, para lograr un resultado
No
está de más recordar que: los operandos pueden ser números, fechas, direcciones
de celdas, texto, nombre de un rango y funciones. Los operadores especifican el
tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula.
En
Excel una fórmula debe comenzar siempre por un signo igual (=).
¿Qué
es una referencia?
Las
referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=A1+B1 nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 con el contenido de
B1.
Para
hacer referencia a una celda, se debe introducir la dirección de la misma. Por
ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la
fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, se debe introducir la
referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos ( y, a continuación,
la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
A
continuación, se muestran algunos ejemplos de referencias.
Para
hacer referencia a Utilice La celda en la columna A y la fila 10 A10
El
rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 70. A10:A70
El
rango de celdas en la fila 15, desde la columna B hasta la E. B15:E15
Todas
las celdas en la fila 5 5:5
Todas
las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10
Todas
las celdas en la columna H H:H
Todas
las celdas desde la columna H hasta la J H:J
Nota:
También puede hacer referencia a una celda, en una fórmula, haciendo clic en ella
o a un rango de celdas arrastrando el mouse hasta marcar todo el rango.
Tipos
de referencias
Existen
3 tipos de referencias:
Referencia
Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en
otra celda, es decir la fórmula se adapta a su entorno porque las referencias
las hace basándose en la posición de la formula respecto de las celdas que
forman parte de ella. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.
Si ahora copiamos la
celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y una fila hacia abajo,
la fórmula cambiará por: =B2+8 . Lo que variará es la referencia a la celda A1
, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia
abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+8 .
Referencia Absoluta:
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra
celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Para fijar una
referencia a una celda debemos anteponer el signo $ al nombre de la fila y la
columna de la celda.
Si ahora copiamos la
celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia
abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra el signo $ no
variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+8 .
Referencia Mixta:
Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Para indicar una
referencia mixta se debe anteponer el signo $ solamente a la fila o a la
columna, dependiendo de cuál sea la que queremos fijar.
Si ahora copiamos la
celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna
más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la
fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el
resultado será =$A2+8 .
Funciones
Una función es una
fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y devuelve un resultado
que aparecerá en la celda donde la función ha sido cargada.
Las funciones son
herramientas de cálculo que ayudan a tomar decisiones, llevar a cabo acciones y
ejecutar operaciones, que devuelven valores automáticamente. Excel ofrece una
amplia gama de funciones que permiten realizar diferentes tipos de cálculo,
dependiendo de ello las funciones se clasifican en matemáticas, estadísticas,
de fecha y hora, lógicas y de texto, entre otras.
La mayoría de las
funciones necesitan datos a procesar. Estos se denominan argumentos y deben
corresponder al tipo adecuado que la función puede procesar.
La sintaxis de
cualquier función es: Nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Esta sintaxis sigue
las siguientes reglas:
- Si la función va al
comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos
(datos a procesar) van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.
- Los argumentos
pueden ser valores constantes (número o texto), referencias a celdas, fórmulas
u otras funciones.
- Si hay más de un
argumento deben separarse por un punto y coma ;
- Cuando un argumento
va seguido de puntos suspensivos (...), puedes introducir varios argumentos con
el mismo tipo de datos. Ej. Promedio(número1;número2;…)
Ejemplos de
funciones: =SUMA(A1:C7)
La función SUMA devuelve como resultado la
suma de sus argumentos. El operador : identifica un
rango de celdas, así
A1:C7 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la celda C7, por
ello la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7
En este ejemplo se
puede apreciar la ventaja de utilizar la función, en lugar de escribir todo el
cálculo.
=SUMA(A1:B4)*PROMEDIO(C14)
En este caso vemos
una fórmula que multiplica el resultado de dos funciones
=SUMA(B3;PROMEDIO(A1:A7))
En este ejemplo la
función PROMEDIO es un argumento de la función SUMA, esto se denomina anidamiento
de funciones. Excel calculará primeramente el Promedio de los datos cargados en
el rango A1:A7 y luego lo sumará con el contenido de la celda B3.
Introducir una
función con el asistente.
Una función como
cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así
será más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una
celda, debemos realizar lo siguiente:
Situarnos en la celda
donde queremos introducir la función, abrir el menú Insertar y elegir la opción
Función... O bien Hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá
el cuadro de diálogo Insertar función
En este momento
aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir
los argumentos de la función.
Este cuadro variará
según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función
SUMA.
En el recuadro
Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, puedes hacer clic sobre le botón para
que el cuadro se haga más pequeño y poder ver toda la hoja de cálculo, a
continuación seleccionar la celda o el rango de celdas deseadas como primer
argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro
Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento, sólo en caso de que
existiera (observa que la palabra Número2 no aparece con negritas lo que indica
que este argumento es opcional). Si introduces el segundo argumento, aparecerá
otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengas
introducidos todos los argumentos, debes hacer clic sobre el botón Aceptar. En
este momento la función será introducida en la celda y Excel mostrará su
resultado.
Si por algún motivo,
con posterioridad, insertáramos una fila en medio de un rango usado en una función,
Excel expande automáticamente el rango en la función incluyendo así el nuevo
valor. Por ejemplo: Si tenemos la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en
la posición 3 la función se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5)
.
Tipos de Funciones.
Como ya dijimos
existen muchas categorías de funciones de acuerdo al tipo de cálculo que ellas
realizan. A continuación se enumeran los distintos tipos de funciones y se
explican algunas funciones de cada tipo, las más comunes, dado que la cantidad
es muy grande.
Los ejemplos que
mostraremos utilizaran, en general, como argumentos valores constantes pero
como ya se explicó anteriormente en este documento ellos podrán ser: valores
constantes (números, texto o fechas), referencias a celdas, fórmulas u otras
funciones.
Para profundizar en
el uso de funciones no explicadas en este apunte, consulte la Ayuda de Excel.
Funciones de texto
Una hoja de cálculo
está pensada para trabajar dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene
un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son algunas de
las funciones de texto ofrecidas por Excel. CONCATENAR(texto1;texto2;...)
Devuelve el texto que
resulta de unir los textos especificados como argumento uno tras otro. texto1,
texto2, etc. Pueden ser:
Textos entre
comillas o expresiones que den como resultado un texto
Números o
expresiones numéricas.
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de caracteres especificados, comenzando por el extremo
derecho (final) del texto.
Núm_de_caracteres
indica cuantos caracteres deseo extraer. Este argumento no es obligatorio, si
se omite se asume que es 1, es decir extrae el último carácter del texto.
Ejemplo:
=DERECHA(“Informática”;5) devuelve ática IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve
el número de caracteres especificados, empezando por la izquierda (comienzo)
del texto.
Esta función se
comporta igual a la anterior paro extrae de la izquierda del texto. Ejemplo:
=IZQUIERDA(“Informática”;3) devuelve Inf MAYUSC(texto) Convierte texto a
mayúsculas. MINUSC(texto) Convierte el texto a minúsculas NOMPROPIO(texto) Convierte
a mayúscula la primera letra de cada palabra del texto
Ejemplos:
=MAYUSC(“facultad de
ciencias”) devuelve FACULTAD DE CIENCIAS
=MINUSC(“FACULTAD DE
CIENCIAS”) devuelve facultad de ciencias
=NOMPROPIO(“FACULTAD
DE CIENCIAS”) devuelve Facultad De Ciencias
REPETIR(texto;núm_de_veces)
Repite el texto especificado tantas veces como lo indica num_de_veces.
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Devuelve la posición
en la que se encuentra inicialmente un carácter específico o una cadena de
texto (texto_buscado), dentro de un texto (dentro_del_texto), empezando por
núm_inicial.
Utilice HALLAR para
determinar la ubicación de un carácter o de una cadena de texto dentro de otra cadena
de texto, de modo que pueda utilizar las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR para
cambiar el texto.
Autor: Francisco Felipe Matías Santos
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