Excel es un programa excelente. Y muchos de nosotros lo
hemos podido comprobar. Sin embargo, no siempre sabemos aprovechar su gran
potencial. Una de las herramientas más útiles del Excel, es su capacidad de
trabajar con el lenguaje de programación “Visual Basic”, aunque solamente con
una parte. Si aprendemos a manejarlo, podremos resolver nuestros problemas de
una forma más fácil y rápida. Para dominar la programación con Visual Basic
tenemos que dejar fluir nuestra creatividad e inteligencia, ya que así lograremos
crear soluciones para todos nuestros requerimientos.
Definición de “Macro”: Serie de instrucciones almacenadas
que puede ser activada de diversas formas en una planilla Excel. A continuación
ejemplificaremos una macro sencilla.
Que son las macros Excel
Las macros Excel es un conjunto de instrucciones
programadas en la hoja de cálculo electrónica Excel, las cuales automatizan las
operaciones que realiza la aplicación ofimática Excel con el objetivo de
eliminar tareas repetitivas o realizar cálculos complejos en un corto espacio
de tiempo y con una nula probabilidad de error.
Vba es el lenguaje de programación que se utiliza para la
creación de las macros Excel, vba son las siglas de Visual Basic for
Applications y es un lenguaje desarrollado por Microsoft e implementado dentro
de los programas informáticos de la suite Office, donde se encuentra Excel.
Para entender mejor el concepto de las macros Excel
imaginemos que en nuestro trabajo tenemos que escribir diariamente el valor de
cambio de 1 euro por 1 dólar, para posteriormente realizar una serie de
cálculos referentes a temas financieros o contables, entonces diariamente
tendremos que entrar en Internet, buscar el valor de cambio, copiar y pegar el
valor en nuestra hoja Excel y realizar
los cálculos oportunos. Mediante las macros Excel al apretar un botón
automáticamente la aplicación Excel realizará cada una de las operaciones
descritas anteriormente por nosotros, dando el resultado fiable en apenas 1
segundo.
En el anterior ejemplo si realizásemos este trabajo de
manera manual podemos decir que invertiríamos 10 minutos, que al cabo del año
supondría 3300 minutos, equivalente a
casi 7 días laborables dedicados a realizar esta operación, ¿Qué pasaría si se
tuviese que realizar este tipo de trabajo diariamente pero con una gama de 50
monedas diferentes?, ¿estaría dispuesto
a dedicarse íntegramente el día completo a realizar esta tarea repetitiva
sabiendo que con una macro Excel se puede realizar en apenas 1 segundo y con
una nula probabilidad de error?.
Pero para que Excel haga estos trabajos por usted es
necesario que le digamos como, en este momento es cuando interviene VBA,
podemos decir que VBA es el interlocutor por el cual nos comunicamos con Excel,
Vba es el lenguaje de programación de las Macros Excel.
Existen 2 maneras de realizar Macros en Excel:
Mediante el uso de la grabadora de Macros.
Mediante el uso del lenguaje VBA para programar a Excel
La primera de las opciones es la más fácil, dado a que
solo requiere apretar al botón grabador de macros y realizar el conjunto de
operaciones que queramos que se repitan, una vez finalizado guardamos la macro
grabada con el nombre que queramos. Cada vez que queramos ejecutar esta macro
tendremos que apretar el botón ejecutar macro y seleccionarla.
Esta primera opción es la más fácil de usar pero es la
que presenta más limitaciones, dado a que solo ejecutará una vez la tarea
grabada así como no utilizará toda la
potencia del lenguaje VBA.
La segunda opción requiere del conocimiento y práctica
del lenguaje de programación VBA, pero es sin duda la opción más potente en
cuestión de desarrollo de aplicaciones, cualquier cosa que se nos ocurra puede
realizarse mediante el uso de VBA, desde una aplicación compleja hasta la
automatización de tareas repetitivas de nuestra hoja de cálculo Excel.
A continuación se citan algunos ejemplos de las cosas que
podemos con las Macros Excel:
Desarrollo de aplicaciones complejas
Automatización de tareas repetitivas
Desarrollo de nuevas funciones o aplicaciones dentro de
la propia Excel
Comunicación entre aplicaciones compatibles con VBA como
Word, Access, Outlook, Autocad…
Creación de juegos dentro de la aplicación Excel
¿Qué
es una macro de Excel?
Si
utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas
encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones
que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos
que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre
disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por
ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte
siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo
haga automáticamente por ti. Las macros se
utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de
aquellas tareas que realizas una y otra vez.
Un lenguaje de
programación
Las macros se escriben en un lenguaje
de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications
(VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades
de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Pero no
te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una
herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de
programación.
Aunque si
aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te
convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan
complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas
que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
Que es un macro?
es una
serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan
ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución.
Dicho de otra forma, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada
por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas
repetitivas.
Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.
La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.
Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento cronológico usadas para economizar tareas; una macro no es más que un conjunto de instrucciones tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc., y que se almacenan en una ubicación especial por ejemplo en Microsoft Access observamos que hay una zona para crear macros, una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que al llamarse desde otra instrucción: borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas, extraerá su información de un log, entre otras cosas.
Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.
La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.
Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento cronológico usadas para economizar tareas; una macro no es más que un conjunto de instrucciones tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc., y que se almacenan en una ubicación especial por ejemplo en Microsoft Access observamos que hay una zona para crear macros, una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que al llamarse desde otra instrucción: borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas, extraerá su información de un log, entre otras cosas.
Como ejecutar un
macro en Excel?
Ejecutar una macro
1. Si
la ficha Programador no
está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga
clic en el botón de Microsoft
Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
2. En
la categoría Más frecuentes,
bajo Opciones principales para
trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent.
2. Para
establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente
todas las macros, haga lo siguiente:
1. En
la ficha Programador, en el
grupo Código, haga clic
en Seguridad de macros.
2. En
la categoría Configuración de
macros, bajo Configuración
de macros, haga clic en Habilitar
todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente
peligroso) y, a continuación, haga clic enAceptar.
NOTA Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente
peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan
todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. Para obtener más
información acerca de cómo cambiar la configuración, vea el tema sobre
cómo cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel.
1. Abra
el libro que contiene la macro.
2. En
la ficha Programador, en el
grupo Código, haga clic
en Macros.
3. En
el cuadro Nombre de la macro,
haga clic en la macro que desea ejecutar.
4. Siga
uno de los procedimientos siguientes:
Para
ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.
SUGERENCIA También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro.
Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.
Para
ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic, haga clic
en Edición y, a
continuación, en el menú Ejecutar,
haga clic en Ejecutar Sub/UserForm o
presione F5.
1. Si
la ficha Programador no
está disponible, siga este procedimiento para mostrarla:
1. Haga
clic en el botón de Microsoft
Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
2. En
la categoría Más frecuentes,
bajo Opciones principales para
trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent.
2. En
la ficha Programador, en el
grupo Código, haga clic
en Macros.
3. En
el cuadro Nombre de la macro,
haga clic en la macro a la que desea asignar una combinación de teclas con
CTRL.
4. Haga
clic en Opciones.
5. En
el cuadro Tecla de método
abreviado, escriba cualquier letra minúscula o mayúscula que desee
utilizar.
NOTA La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de
método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el
libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de método
abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya están asignadas en Excel, vea Teclas de función y de método
abreviado de Excel.
6. Escriba
una descripción de la macro en el cuadro Descripción.
7. Haga
clic en Aceptar y, a
continuación, en Cancelar.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y,
a continuación, haga clic en Opciones
de Excel.
2. Haga
clic en Personalizar y,
a continuación, en la lista Comandos
disponibles en, seleccione Macros.
3. En
la lista, haga clic en la macro que creó y, a continuación, en Agregar.
4. Para
cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro en el cuadro donde
la agregó y haga clic en Modificar.
5. En Símbolo, haga clic en la
Combinar datos de varios libros de Excel que
recibes de otros departamentos de la empresa.
imagen de botón que desea.
6. Para
cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el
botón, escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar.
7. Haga
clic en Aceptar para
agregar el botón de la macro a la barra
de herramientas de acceso rápido.
8. En
la barra de herramientas de acceso
rápido, haga clic en el botón de la macro.
Para que usarías
un marco en Excel?
Para crear una Macro se utiliza
el lenguaje de programación VBA,
Visual Basic para Aplicaciones, si bien se puede simplemente grabar sin tener
conocimientos de programación simplemente siguiendo la secuencia de acciones.
Sirve para automatizar tareas repetitivas
que quieras dejar grabadas porque las realizas con asiduidad.
Algunos ejemplos:
Eliminar filas vacías en los
informes de la banca electrónica.
INTRODUCCIÓN
Las operaciones
tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las podemos
automatizar, de manera que se mantenga
un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para la simplificación de tareas.
Excel es un programa muy
potente, pero la mayoría de las
personas lo maneja de una forma muy básica, Excel cuenta con un lenguaje de
programación llamado Visual Basic, y permite
hacer o resolver los problemas
de forma más rapida y sencilla,
este curso es de un nivel alto, pero es fácil de aprender ya que se manejaran
términos sencillos.
Una Macro son una serie
de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una
letra, un boton o manualmente.
Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el
Tamaño de Fuente o Tamaño de la letra, poner
Negrita, cambiar la Fuente o Tipo
de letra y el
Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se
pueden almacenar en una macro y se
ejecutara la macro las veces que se desee.
En resumen una macro
consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de
Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario
realizar la tarea.
Para esto Excel para
Windows cuenta con dos herramientas básicas: las macros y los módulos. En esta
sección se revisarán las macros.
Para explicit lo que es
una macro, vamos a hacer una analogía entre un micrófono y una cinta con la computadora y la grabadora de macros.
La grabadora de macros
funciona de manera similar a una
grabadora de cintas. Una graba lo que la persona dice, otra graba lo que el
usuario hace.
Grabar Macro
Antes de grabar o escribir una macro hay que
tener en cuenta los siguientes puntos:
1.
Planifique los pasos y los
comandos que desea que ejecute la macro
2. Si se comete algún
error mientras se graba la
macro, también se grabarán las correcciones que se realicen.
3. Cada
vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un
libro.
Al grabar
una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se
ejecuta una serie de comandos. A continuación,
se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones
que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un
nuevo modulo adjunto a un libro.
Para grabar una macro seleccione del menú
Herramientas el comando Grabar macro
y después del submenú Grabar
nueva macro.
Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:
Se debe asignar un Nombre de la macro junto
con una Descripción, aunque
Excel para Windows
siempre asigna estos predeterminados.
Almacenar en son los posibles lugares donde se
puede alojar la macro que se está grabando,
ya sea en Este libro, en un Nuevo libro o en el Libro de macros personal.
En la opción Método Abreviado aparece que se
activara con la tecla
Control(CTRL) +
la letra que usted indique, Ejemplo m
. La
macro se activara cuando este lista con la tecla Control + m
Referencias relativas
Las macros se pueden grabar ya sea con referencias absolutas o
relativas. Para indicarlo, seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Usar referencias relativas .
A menos que esta opción esté desactivada, la Grabadora de macros
usará referencias relativas, no absolutas, para las celdas de una hoja de
cálculo.
Boton de finalizar Grabación Boton de Referencias
Relativas
Ejecutar una macro
Para entender la forma de ejecutar una macro podemos
utilizar otra vez la analogía con la grabadora. Las voz que
se reproduce en la grabadora se escucha en la bocina, y de la misma forma, la
macro que se reproduce en la grabadora se ejecuta en Excel para Windows.
La ejecución de la macro se puede hacer de
distintas formas. Si tiene asignado una combinación de teclas de método
abreviado con éstas se puede iniciar la ejecución.
Se puede ejecutar una macro seleccionándola de
una lista en el cuadro de diálogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez
que haga clic en un botón determinado o presione una combinación de teclas
específica, asigne la macro a un botón de la barra de herramientas, a un método
abreviado de teclado o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo.
Otra forma de ejecutar
una macro es utilizando del menú Herramientas el comando Macro.
Al seleccionar esta opción aparece la siguiente
caja de diálogo:
De las macros listadas, se selecciona la deseada y se
presiona Ejecutar. También se puede ejecutar Paso a paso para revisar los procedimientos que
va realizando. Además de estas opciones, se tienen otras más que se revisarán
más adelante. Manipulación de Macros
Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de Visual
Basic para corregir errores o modificar
lo que hace la macro. Por ejemplo,
si la macro de ajuste de texto
también tiene que aplicar el formato
de negrita al texto, se
puede grabar otra macro para
aplicar el formato de negrita a una celda y,
a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto. El Editor de Visual
Basic es un programa diseñado para
que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fácilmente
código de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber
cómo se programa que se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. El Editor
de Visual Basic permite
modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas
entre diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las
macros o cambiar el nombre de las
macros.
Con el comando Macro del
menú Herramientas, la misma que se
vio en el tema anterior, podemos realizar varias acciones más.
Editar abre
la macro o el módulo de Visual Basic para poder realizar ediciones del código
que se generó. Si se grabó en el Libro de macros
personal se tiene que utilizar el comando Mostrar del menú Ventana para aparecer el libro "Personal" que
está oculto.
También podemos
Eliminar la macro o el
procedimiento seleccionado. Con las
Opciones se muestra la siguiente caja de
diálogo:
Estas opciones son las mismas que se especificaron
cuando se grabó la macro.
Seguridad de macros
Excel incluye
protecciones contra virus susceptibles de ser
transmitidos por macros. Si se comparten
macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo que los demás usuarios pueden
comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes
de habilitarlas.
Tipos de
Macros
Macros automáticas
Existen
varias macros previamente creadas para Excel
para Windows. Están disponibles en el menú Herramientas
opción Complementos. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de
diálogo:
Con esta opción se especifican las macros que
están disponibles y listas para usarse al iniciarse Excel para Windows. Se pueden instalar o eliminar las macros
automáticas que vienen con Excel para Windows, o las que se hayan creado. Aquí se muestran
las Macros automáticas disponibles. Pueden seleccionarse o borrarse las
casillas de verificación de las macros automáticas a fin de instalar o eliminar
las mismas en Excel para Windows. Con
el botón Examinar se muestra una caja de diálogo similar a la
de Abrir archivo donde puede
seleccionarse una macro automática para ser instalada en Excel para Windows.
Además de la macros grabadas se pueden crear códigos
completos de macro instrucciones que son una serie de instrucciones que permiten automatizar
procesos Sencillos, Avanzados y/o Complejos.
Otra utilidad de este tipo de macros
es que permite, ajustar una macro (como las que se crearon
en la sección
anterior) a las necesidades del trabajo que se
necesite realizar. Haciendo el trabajo de 5 a 8 veces más rápido el trabajo
cotidiano e inclusive en algunas ocasiones más rápido.
Algunos ejemplos de lo que podemos hacer con las
macros son:
• Procesos de captura de información.
• Procesos de impresión.
• De análisis de datos.
• De manejo de base de datos.
• Elaboración de reportes.
• Simplificación de tareas.
• Tareas
que son repetitivas, que hay que realizar varias veces el mismo procedimiento.
• Un sistema de información.
• Sistemas administrativos.
Están disponibles en el menú Herramientas opción
Asistente.
Macros de Excel
Las macros se puede
agrupar en dos categorías principalmente: Macros de funciones
Macros de comandos
Macros de funciones
Si ejecuta
frecuentemente una tarea en Microsoft
Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que
se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre
que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba
música en un casete. A continuación, se ejecuta la macro para que
repita los comandos.
Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros entre diferentes libros,
cambiar de nombre a los módulos que almacenan las macros o
cambiar de nombre a las macros. Macros de comandos
La creación de estas
macro funciones consiste en poner una serie de ARGUMENTOS, en las cuales
podemos ir poniendo los datos que lleva una función normal de Excel para Windows y al final le indicamos que operaciones hacer con estos
ARGUMENTOS y de esta manera se optimiza el uso de varias fórmulas para llegar
a un resultado. Es decir la creación de una función simplifica el
uso de varias fórmulas, dejándolas como una sola.
Dentro de la
codificación de macros de Excel para Windows
se tiene dos grupos de códigos.
Visual Basic
Macros de Excel
Macros desde Visual Basic
Es un
lenguaje (Codificación), que se puede utilizar, como lenguaje común entre los
diferentes programas que se tiene en el Microsoft Office, cabe mencionar
que
esta basado en un Lenguaje llamado Visual Basic, pero
no tiene mucho que ver con él.
La macros de Visual Basic están basadas en módulos, que por tal hecho se vuelven más
complicadas, teniendo como ventaja que son compatibles dentro de varias
aplicaciones, de esta manera se tendría un lenguaje común de macros entre varios programas, con lo cual se logra que se pierda menos tiempo en
realizar una macro en alguno de estos programas. Por esta razón es que las
macros de Visual Basic es visto
en un curso en particular.
Ejercicios
Cree las siguientes
macros:
1.
Macro
"archivo" que se active con Control + a y que permita abrir
un archivo
2. Macro "seleccion" que seleccione las
celdas A1:B10 de la primer hoja del libro abierto
3.
Macro "letra"
que ponga letra tipo arial
4.
Macro "color"
que ponga letra de color Azul
5.
Macro "tamaño"
que ponga letra de tamaño 14
6.
Macro "Todo"
que una las macros anteriores.
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