En las hojas de cálculo de Excel 2010 podemos
ingresar diferentes tipos de datos,
tales como números, fechas, horas o texto.
Los números se utilizan para representar
y fracciones. De forma predeterminada, cuando
ingresamos un número aparecerá
alineado sobre el margen derecho de la celda. Si bien podemos cambiar esa alineación
alineado sobre el margen derecho de la celda. Si bien podemos cambiar esa alineación
por otra de nuestra preferencia, este dato es
muy importante para tener en
cuenta, ya que nos asegura que el contenido
de una celda es realmente un número;
si el valor ingresado no es reconocido como
un número, luego no podremos utilizarlo
en una operación o en una fórmula.
En el caso de las fechas, se utiliza la barra
diagonal (/) o el guión medio (-) para
separar día, mes y año, como por ejemplo,
15/02/2011 o 15-02-2011. Para las
ejemplo, 14:30:06. Al igual que los números,
las fechas y las horas aparecerán alineadas
a la derecha de forma predeterminada, ya que
Excel 2010 reconoce a las fechas
y a las horas como números. Esta
característica nos permitirá realizar operaciones
con estos valores como si se tratara de
números, por ejemplo, podemos restar dos
echas para calcular la cantidad de días entre ambas.
echas para calcular la cantidad de días entre ambas.
Para diseñar adecuadamente una planilla de
cálculo, también podemos ingresar texto
que acompañará a los valores numéricos,
facilitando la lectura de su contenido. El
texto es una cadena de caracteres que puede
estar integrado por letras, números u
otros signos especiales. De forma
predeterminada, cuando ingresamos un texto se
alineará sobre el margen izquierdo de la
celda.
Figura 1. Cada tipo
de dato que ingresamos en la hoja de cálculo tiene
una alineación
predeterminada que permite su correcta identificación.
Ingresar datos en Excel 2010 es tan sencillo
como posicionarnos en una celda y
escribir desde el teclado el contenido que
deseamos. No obstante, debemos tener
en cuenta algunas características específicas
para poder manejarnos adecuadamente
con los códigos que el programa puede
interpretar.
Para ingresar números debemos considerar que:
• Un número no puede ir acompañado de ningún
tipo de carácter, de lo
contrario será interpretado como texto.
• Si se coloca el signo $ adelante del
número, el programa lo reconocerá como valor
monetario; si se coloca detrás del número, lo
reconocerá como texto.
• Si se coloca el símbolo de porcentaje (%),
tanto delante como detrás del número,
éste será reconocido como valor de
porcentaje.
• Se ignorará el signo (+) colocado delante
del número.
• Los números negativos se escriben
precedidos del signo – o entre paréntesis (este
último tipo de convención es muy usada en
contabilidad).
• Para escribir correctamente un número
decimal debemos ingresar el separador
decimal desde la tecla SUPR del teclado
numérico. Si activamos el teclado
numérico presionando la tecla BLOQNUM, y
luego presionamos la tecla SUPR, se
escribirá un punto o una coma, de acuerdo al
tipo de separador decimal que se
haya definido en la configuración del
programa. De este modo, evitaremos
confusiones y errores en el ingreso de
números con decimales.
• No debemos ingresar desde el teclado el
separador de miles.
• Si escribimos un número muy grande, en
primera instancia el programa lo
convertirá a la categoría de notación
científica.
Figura 2. La notación científica es una técnica que se utiliza
para representar
números demasiado grandes o demasiado pequeños.
En la Barra de
fórmulas podemos ver el número original.
Para ingresar fechas podemos escribir sólo
dos dígitos para el año. Siempre debemos
respetar el ingreso de los símbolos que son
reconocidos como formato de fecha. En
el Capítulo 4 veremos cómo podemos modificar
este formato predeterminado.
Cuando ingresamos texto, debemos tener en
cuenta que si la extensión supera el
ancho predeterminado de la columna, Excel
2010 utilizará todas las celdas adyacentes hacia la derecha que sean
necesarias, pero el contenido se almacenará en la
celda en la que comenzamos a
escribir.
COMPLETAR DATOS AUTOMÁTICAMENTE
Cuando tenemos que ingresar una gran cantidad
de datos iguales o que tienen alguna
relación entre sí, podemos aplicar algunos
procedimientos para facilitar esta tarea
tediosa y repetitiva. Por ejemplo, si
necesitamos copiar el contenido de una celda en
celdas adyacentes, podemos utilizar el
controlador de relleno, que es el pequeño
indicador que aparece en la esquina inferior
derecha de la celda activa. Para ello,
seleccionamos la celda que queremos copiar,
acercamos el mouse al controlador de
relleno y arrastramos en sentido horizontal o
vertical, mientras mantenemos presionado
el botón principal del mouse. Una vez que
soltamos, el contenido de la celda
de origen se reproducirá en las celdas que
afectamos en la selección.
Figura 3.
Utilizando el controlador
de relleno podemos copiar rápidamente
tanto
texto como
números, sin necesidad de utilizar los comandos Copiar y Pegar.
Otra forma de repetir un contenido sin
necesidad de copiarlo es a través de una
función automática que nos ofrece Excel 2010.
Cuando estamos escribiendo un
listado de datos en la misma columna, si
presionamos la primera letra de una cadena
de caracteres que ya hemos escrito,
automáticamente se repetirá la misma cadena de
caracteres, aun cuando los datos se
encuentren separados entre sí por varias celdas.
Ahora bien, cuando ingresamos la primera
letra de una cadena de caracteres que ya escribimos en la misma columna, se
repite su contenido completo. Si necesitamos
reproducir la cadena de caracteres en forma
exacta, presionamos la tecla ENTER
(INTRO) y se copiará la totalidad del
contenido original; pero también podemos
editar la parte de la cadena de caracteres
que difiere de la original.
Figura 4. Este
procedimiento sólo se aplica cuando la cadena
de caracteres
comienza con una letra.
Seleccionar datos desde una lista desplegable
Otra forma de ingresar datos repetitivos es
seleccionándolos desde una lista
desplegable. Este tipo de lista se generará
automáticamente a partir de los datos
ingresados en una misma columna. En el
próximo Paso a paso aprenderemos a
utilizar esta interesante herramienta de
Excel 2010.
Paso 1
Seleccione una celda a continuación de la
última celda de una columna en la que
haya ingresado datos. Haga clic con el botón
secundario del mouse y en el menú
contextual seleccione la opción Elegir de la
lista desplegable.
Paso 2
Automáticamente se desplegará una lista con
los datos ya ingresados en la
columna. Seleccione el dato que desea
repetir.
paso3
El dato seleccionado se agregará a la celda
activa.
SERIES
Si en una planilla de cálculo necesitamos
ingresar valores que estén relacionados
entre sí, como por ejemplo los números del 1
al 50 en forma consecutiva, en lugar
de ingresarlos manualmente en cada celda
podemos aplicar un procedimiento para
crear series de datos. Una serie es un conjunto
de datos que tienen algún tipo de
relación entre sí, y se define a partir de
tres elementos:
• Un valor inicial, que es el valor en el que
iniciamos la serie.
• Un incremento, que es el valor que indica
en cuánto aumenta o disminuye la serie.
• Un límite, que es el valor que indica el
final de la serie.
La forma más rápida de crear una serie es
ingresar, por ejemplo, el número 1 en una
celda (valor inicial de la serie),
seleccionar esa celda, hacer clic con el botón principal
del mouse en el controlador de relleno y
arrastrar en sentido vertical u horizontal
mientras mantenemos presionado el botón
principal del mouse y la tecla CTRL
simultáneamente (si no presionamos la tecla
CTRL, se repetirá el mismo número).
Cuando soltamos, obtenemos una serie de números
consecutivos, cuyo límite será
el número obtenido al completar este
procedimiento.
Figura 5. Si
seleccionamos el controlador de relleno de una celda con el botón
secundario del
mouse y arrastramos, se abrirá un menú contextual en el que podemos
elegir Serie de
relleno para crear una serie de números consecutivos.
En el caso de nuestro ejemplo, hemos creado
una serie lineal, que es un tipo de
serie numérica en la cual el incremento se
suma. Es decir que cada número de la
serie está formado por la suma de un valor
constante al número anterior. Si el valor
inicial de la serie es 1 y el incremento que
queremos determinar es 1, el segundo
valor de la serie es 2 (1 + 1), el tercero es
3 (2 + 1) y así sucesivamente, hasta llegar
al límite. Pero si queremos proceder a
completar una serie de números con un incremento
diferente a 1, es necesario que ingresemos
los dos primeros valores de la serie
en dos celdas adyacentes; el primer número
que ingresamos es el valor inicial y el
segundo valor define el incremento. Luego de
esto, debemos seleccionar ambas celdas y, junto con el controlador de relleno
de la selección, arrastramos hasta
alcanzar el límite deseado de nuestra serie.
Figura 6. El
intervalo de una serie numérica no consecutiva se define a partir del segundo
valor que
ingresamos, el cual determina el incremento de la serie.
También podemos completar datos relacionados
de manera automática desde el
comando Series. Desde la ficha Inicio vamos
al grupo Modificar y hacemos clic en
Rellenar/Series; se abrirá el cuadro de
diálogo Series, donde podemos completar los
datos necesarios para realizarla. Antes de
acceder a este comando, tenemos que seleccionar
la celda en la que ingresamos el valor
inicial. En la próxima Guía visual
podemos ver los elementos del cuadro de
diálogo Series.
1Series en: permite definir si la serie se
completará en filas o columnas.
2Tipo: muestra los tipos de series que se
pueden crear en Excel 2010, además de
la serie lineal (Geométrica, Cronológica,
Autorellenar).
3Unidad de tiempo: estas opciones sólo se
habilitan si el tipo de serie es Cronológica.
4Límite: aquí se indica el valor final de la
serie.
5Incremento: esta opción permite definir el
incremento que se desea otorgar en
la creación de los intervalos de la serie.
6Tendencia: si se activa esta opción, se
omiten los incrementos de la serie y se
proyectan valores que se corresponden a la
ecuación de una recta.
También podemos crear series que indiquen
intervalos de tiempo. Una serie
cronológica es un conjunto de valores que
hacen referencia a unidades de tiempo,
tales como fechas, horas, meses o días. Para
crear una serie cronológica debemos
ingresar el valor inicial en una celda, como
por ejemplo 15/02/2011, luego hacemos
clic con el botón principal del mouse en el
controlador de relleno y arrastramos
hasta completar un rango de celdas con los
valores de fechas deseados. Automáticamente,
se completará con 16/02/2011, 17/02/2011 y
así sucesivamente, hasta
que soltamos el botón del mouse. Es decir
que, de forma predeterminada, se incrementa
un día de manera consecutiva. Pero, si
necesitamos crear una serie que
muestre por ejemplo el día 15 de cada mes,
debemos indicar el incremento; en este
caso, ingresamos en la primera celda 15/01/2011
y en la segunda 15/02/2011.
Luego, seleccionamos ambas celdas y
arrastramos desde el controlador de relleno de
la selección hasta obtener la serie deseada.
Figura 7. Si
hacemos clic con el botón secundario del mouse en el controlador
de relleno de una
celda que contiene una fecha y arrastramos, aparecerá un menú
con diferentes
opciones para completar la serie cronológica.
Si en una celda ingresamos un valor con
formato de hora –como por ejemplo,
15:30– y lo arrastramos desde el controlador
de relleno, se creará una serie en la que aumenta la hora y permanecen
constantes los minutos; obtendremos 16:30,
17:30 y así sucesivamente, hasta un límite
especificado. Para modificar el intervalo
de los minutos o de los segundos, ingresamos
el incremento en una segunda celda
adyacente y arrastramos desde el controlador
de relleno de la selección.
Lo mismo sucede con los meses del año o los
días de la semana. Al ingresar sólo
el valor inicial, obtenemos el resto de la
serie en forma consecutiva; si necesitamos
otro tipo de intervalo, debemos indicarlo con
el ingreso del incremento
en una segunda celda consecutiva.
Por último, podemos crear series a partir de
datos alfanuméricos. Un dato alfanumérico
es un valor formado por texto y números, por
ejemplo, Capítulo 1, 2º
Trimestre, Artículo 2060, etcétera. Para
rellenar automáticamente este tipo de
datos, ingresamos en una celda el valor
inicial –por ejemplo Capítulo 1– y arrastramos
desde el controlador de relleno hasta
completar la serie.
CREAR LISTAS PERSONALIZADAS
Cuando ingresamos una palabra cualquiera y
arrastramos desde el controlador
de relleno, se copia el contenido de la
celda. Por ejemplo, si ingresamos el nombre
de una persona y arrastramos desde el
controlador de relleno de esa celda, se
repetirá el contenido seleccionado. Sin
embargo, cuando ingresamos ciertas palabras,
como por ejemplo, el nombre de un mes del año
o de un día de la semana
no se repite el texto seleccionado, sino que
se completa una serie de datos a partir
del dato ingresado. Esto se debe a que Excel
2010 tiene almacenadas listas integradas,
que están formadas por distintas
combinaciones de los meses del año y
de los días de la semana, en español y en inglés.
Tabla 1. Listas
integradas de Excel 2010.
Con sólo ingresar cualquier nombre que
represente a uno de los elementos de
estas listas, podremos completar
automáticamente una serie cronológica con los
meses del año o los días de la semana. Pero
puede suceder que necesitemos crear
nuestras propias listas, que nos permitan
completar una planilla en forma
automática, a partir de datos personalizados.
Para crear listas personalizadas debemos
seguir el procedimiento que veremos
en el Paso a paso que presentamos a
continuación.
Paso 1
Inicie un nuevo libro de Excel 2010 y vaya a
Archivo/Opciones. En el cuadro
Opciones de Excel seleccione la opción
Avanzadas; en el panel derecho vaya a la
sección General y haga clic en el botón Modificar
listas personalizadas.
Paso 2
Se abrirá el cuadro de diálogo Listas
personalizadas. Haga clic en el botón
Agregar y, en la sección Entradas de lista
escriba los elementos que desea que
formen parte de su propia lista. Presione
ENTER (INTRO) después de escribir cada
elemento. Luego de ingresar todos los
elementos de la lista, haga clic en Aceptar.
Regresará al cuadro Opciones de Excel, donde
volverá a hacer clic en Aceptar.
Paso 3
Escriba en la hoja de cálculo, alguno de los
elementos de la lista que acaba de
crear (no es necesario que ingrese el primer
elemento de la lista) y, desde el
controlador de relleno arrastre haciendo clic
con el botón principal del mouse.
Los datos de esa lista se completarán
automáticamente.
También podemos crear listas personalizadas a
partir de los datos que tenemos en
una planilla de cálculo. Para ello,
seleccionamos los datos que deseamos agregar a
una lista automática, vamos a
Archivo/Opciones/Avanzadas y en la sección General
hacemos clic en Modificar listas
personalizadas; en el cuadro Importar listas desde
celdas aparecerá el rango seleccionado y
finalmente hacemos clic en Importar para
crear de forma automática una nueva lista a
partir de estos datos.
COPIAR, CORTAR Y PEGAR
En nuestro trabajo cotidiano con planillas de
cálculo necesitaremos realizar tareas
de edición básica, tales como copiar el
contenido de una celda o de un rango de celdas en otro lugar, ya sea en la
misma planilla, en otra hoja de cálculo del mismo
libro e incluso en otro libro o aplicación
diferente. También es posible que necesitemos
quitar los datos que ingresamos en una hoja
de cálculo para colocarlos en una
nueva ubicación. Podremos realizar fácilmente
estas acciones a través de los
comandos que se encuentran en el grupo
Portapapeles de la ficha Inicio. Este grupo
contiene a los comandos Pegar, Cortar y
Copiar y también el comando Copiar formato,
pero de este último nos ocuparemos en el
próximo capítulo.
Cuando utilizamos el comando Copiar enviamos
al Portapapeles una copia del contenido
seleccionado para luego reproducirlo a través
del comando Pegar en una nueva
ubicación. En cambio, cuando utilizamos el
comando Cortar quitamos el contenido
seleccionado de su ubicación original para
transferirlo, a través del comando Pegar,
a una nueva ubicación. Es importante tener en
cuenta que cuando utilizamos el
comando Cortar no significa que estamos
eliminando el contenido seleccionado, sino
que lo quitamos de un lugar para colocarlo en
otro.
Figura 8. Podemos
acceder a los comandos Copiar, Cortar y Pegar
desde la Cinta de opciones (Inicio/Portapapeles) o desde el menú
contextual,
al hacer clic con
el botón secundario del mouse sobre una selección.
EL PORTAPAPELES
Para entender el funcionamiento del
Portapapeles podemos imaginarlo como una
especie de cofre donde guardamos las últimas
operaciones que hayamos realizado
a través de los comandos Copiar o Cortar,
para luego poder pegar el contenido en
otro momento. Cada vez que utilicemos los
comandos Copiar o Cortar y tengamos
activado el Portapapeles, podremos ir
incorporando estos elementos a nuestro
cofre, para pegarlos cuando los necesitemos.
Figura 9. Para
activar el Portapapeles, hacemos clic sobre el Selector
de cuadro de diálogo, que es el pequeño indicador que vemos en la esquina
inferior derecha
del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
Cuando activamos el Portapapeles aparece un
panel a la izquierda de la ventana que
muestra hasta los últimos 24 elementos
copiados o cortados; todos esos elementos
que forman parte del Portapapeles de Excel
pueden ser compartidos entre las diferentes
aplicaciones de Microsoft Office 2010, lo que
nos permite lograr una total
interacción entre los distintos programas de
la suite.
Los elementos que recopilamos en el
Portapapeles pueden ser eliminados o reutilizados
en Excel o en cualquier otra aplicación de la
suite Office 2010. Para ello,
hacemos clic en la flecha que aparece a la
derecha del elemento que seleccionamos
y en el menú desplegable elegimos entre las
opciones Pegar o Eliminar, de acuerdo
a la acción que deseamos realizar con dicho
elemento.
Figura 10. La
correcta utilización del Portapapeles nos ayudará
a optimizar las
tareas de copiar y pegar.
Si queremos eliminar todo el contenido que
almacenamos en el Portapapeles,
hacemos clic en el botón Borrar todo. Para
cerrarlo presionamos el botón Cerrar (X).
OPCIONES DE PEGADO
Muchas veces necesitamos copiar en la hoja de
cálculo datos de distinto tipo y origen
(por ejemplo, aplicaciones o Internet) que
pueden tener un formato diferente al que
estamos utilizando. En Excel 2010 se ha
optimizado esta función (Pegado Especial
en versiones anteriores de Office) a partir
de la inclusión de una galería con Opciones
de pegado que nos posibilita, al pasar el
mouse por las diferentes opciones, obtener
una vista previa del resultado antes de
pegarlo en nuestra hoja de cálculo.
Los contenidos de la galería Opciones de
pegado son contextuales, es decir que
cambian según el contenido y el lugar en el
que se copie. Por ejemplo, se producirán
conjuntos de opciones de pegado distintos si
copiamos datos desde Word,
Internet o una imagen. Para acceder a esta
galería, debemos hacer clic en la flecha
que aparece debajo del comando Pegar, en el
grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
Figura 11. La
galería Opciones de pegado nos permite obtener
una vista previa
de los datos que se pegarán desde el Portapapeles, para
ver los diferentes
resultados posibles antes de pegar los datos.
De las diferentes opciones de pegado podemos
elegir mantener el formato de origen,
pegar sólo los valores o pegar el contenido
como una imagen, entre otras opciones.
TRANSPONER
En el apuro del trabajo cotidiano, muchas
veces no nos tomamos el tiempo necesario
para realizar una correcta planificación
antes de ingresar los datos en una
hoja de cálculo. De este modo, podemos
encontrarnos frente a un diseño de la
planilla que no se ajusta a nuestras
necesidades. Por ejemplo, le damos a nuestra
planilla un diseño en vertical, pero luego
nos damos cuenta de que esos datos se
leerían mejor si los disponemos de forma
horizontal.
Si bien podemos borrar todo y volver a
comenzar, ésta no es una solución muy
práctica ya que perderíamos mucho tiempo en
el nuevo ingreso de datos; también
podemos cortar el contenido de cada una de
las celdas y volver a pegarlo en una
nueva ubicación o mover cada celda que
necesitemos.
Sin embargo, Excel 2010 nos ofrece una
sencilla herramienta para solucionar este
inconveniente sin necesidad de volver a
escribir los datos ya ingresados, y con la
posibilidad de pasar los datos a una nueva
ubicación en forma simultánea, sin
tener que hacerlo celda por celda y
optimizando el tiempo.
Si hacemos clic en la flecha que aparece
debajo del comando Pegar veremos que
una de las opciones de pegado es Transponer,
la cual nos permite reorganizar los
datos, traspasándolos de filas a columnas o
viceversa. En el próximo Paso a paso
veremos cómo aplicar este sencillo
procedimiento, que nos facilitará la tarea de
reorganización de nuestras planillas de
cálculo.
Paso 1
Seleccione los datos a los que aplicará una
nueva forma de organización y haga
clic en el comando Copiar, dentro del grupo
Portapapeles de la ficha Inicio.
Paso 2
Seleccione la primera celda de destino a la
que desea transponer los datos que
acaba de copiar. Tenga en cuenta que la celda
de destino no puede superponerse
con el rango de celdas seleccionado para
copiar. Con la celda de destino
seleccionada, despliegue la galería Opciones
de pegado haciendo clic en la
flecha que aparece debajo del comando Pegar
y, haga clic en Transponer.
Paso 3
Sin necesidad de volver a escribir los datos,
se obtiene una nueva organización
en la disposición de los datos de la planilla
de cálculo.
Si la nueva disposición de datos obtenida nos
resulta más satisfactoria que la que
habíamos diseñado previamente, podemos
eliminar la tabla original de datos.
IMPORTAR DATOS
Muchas veces necesitaremos ingresar en una
hoja de cálculo de Excel 2010 datos
que se encuentran en otras fuentes. Si bien
el camino más corto y rápido es copiar
y pegar en Excel los datos de otros
programas, estos procedimientos, a veces,
pueden provocar errores. Podemos aplicar otro
procedimiento para obtener datos
de fuentes externas, conectándonos
directamente con estos datos externos, de
modo tal de poder analizarlos y posibilitar
la actualización automática en Excel,
a partir de la modificación de los datos de
origen.
Desde el grupo Obtener datos externos de la
ficha Datos accedemos a diferentes
comandos que nos permitirán traer datos de
diferente origen a nuestra hoja de
cálculo. Entre estos comandos encontramos:
• Desde Access: nos permite importar datos
desde una base de datos de Microsoft
Access. Si bien ambos programas nos resultan
de gran utilidad para manejar datos,
al importar los datos de Access a Excel,
podemos aplicar otras funcionalidades y
características propias de este último
programa, tales como el análisis de datos y la
posibilidad de crear gráficos a partir de
éstos, así como otras funciones que no están
disponibles en Access. Esta forma de importar
los datos nos permite, además, la
actualización automática en Excel cada vez
que modificamos estos datos conectados
en su archivo de origen, es decir, en Access.
En el Paso a paso siguiente veremos
cómo crear una conexión de datos externos,
importándolos desde Access.
Paso 1
Abra un nuevo libro de Excel 2010 y acceda al
comando Desde Access, que se
encuentra en el grupo Obtener datos externos
de la ficha Datos.
Paso 2
En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos
de origen de datos, elija el archivo
de base de datos de Access cuyo contenido
desea importar y, luego, presione
el botón Abrir.
Paso 3
Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar
tabla, desde donde puede elegir los
elementos de su archivo de base de datos que
desea importar. Una vez que haya
seleccionado los elementos, haga clic en
Aceptar.
Paso 4
En el cuadro de diálogo Importar datos
seleccione, entre las opciones disponibles,
cómo desea que se vean los datos importados
en su libro. Además, puede indicar
la ubicación en su hoja de cálculo. Si quiere
definir las opciones de actualización,
formato y diseño de los datos importados,
presione el botón Propiedades….
Paso 5
Modifique las características que desee y,
luego, haga clic en Aceptar para cerrar
esta ventana. Vuelva a hacer clic en Aceptar
cuando vea el cuadro Importar datos
para finalizar el procedimiento.
Paso 6
El resultado final será que habrá obtenido su
tabla de datos de Access para poder
modificarla aprovechando todas las
funcionalidades de Excel.
• Desde Web: importa datos directamente desde
una página web que seleccionemos.
• Desde texto: nos permite importar datos de
un archivo de texto. Desde el cuadro
de diálogo Importar archivos de texto podemos
elegir el archivo de texto que nos
interesa importar. Una vez seleccionado este
archivo, presionamos el botón
Importar, y se abrirá el Asistente para
importar texto, que nos guiará en el proceso.
Figura 12. El
Asistente para importar texto nos guía para poder convertir fácilmente
un archivo de
texto en una tabla que pueda ser utilizada en Excel.
• De otras fuentes: también podemos importar
los datos de los archivos de otras
fuentes de datos remotos, como Desde SQL
Server, Desde Analysis Services, Desde
importación de datos XML, Desde el Asistente
para la conexión de datos o Desde
Microsoft Query. Para importar archivos de
estas fuentes de datos debemos contar
con una suscripción a estos servicios y una
conexión a Internet. En general, este
tipo de servicios son más utilizados por las
empresas que por usuarios particulares.
VALIDAR EL INGRESO DE DATOS
Muchas veces, la planilla de cálculo que
diseñamos deberá ser completada por otros
usuarios. Si necesitamos asegurarnos de que
los datos que ingresen cumplan con
determinados requisitos, como por ejemplo,
introducir sólo números o fechas
comprendidas en un determinado intervalo,
podemos utilizar una interesante herramienta
que nos ofrece Excel 2010: la validación de
datos.
La validación de datos se utiliza para
controlar el contenido de una celda, permitiéndonos
establecer restricciones respecto a los datos
que se pueden escribir en ella.
Figura 13. A
través de la validación
de datos podemos crear
mensajes para
indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda
e instrucciones
para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
En el próximo Paso a paso veremos cómo
podemos aplicar una validación de datos.
Paso 1
Seleccione el rango de celdas a las que desea
aplicar una validación de datos
en su hoja de cálculo de Excel 2010 y vaya a
Datos/Herramientas de datos/Validación
de datos/Validación de datos.
Paso 2
Se abrirá la ventana Validación de datos. En
la solapa Configuración y en la lista
desplegable Permitir, seleccione Número
entero; en Datos elija entre; en Mínimo
ingrese 1000 y en Máximo, 9999, para
restringir el ingreso de datos a 4 dígitos.
Paso 3
Pase a la solapa Mensaje de entrada, que le
permitirá diseñar un mensaje que
los usuarios verán cuando activen cualquiera
de las celdas validadas. Coloque
un título y un mensaje para este propósito.
Paso 4
La solapa Mensaje de error, le permitirá
diseñar un mensaje que los usuarios
verán cuando ingresen datos que no respondan
a la regla de validación aplicada.
De la lista desplegable Estilo seleccione el
tipo de ventana de error que desea
mostrar y, complete título y mensaje para la
advertencia. Haga clic en Aceptar.
Paso 5
Cada vez que seleccione cualquiera de las
celdas a las que aplicó la validación
de datos, aparecerá el mensaje de entrada que
especificó en el Paso 3. Cuando
ingrese un tipo de datos que no corresponde a
la regla de validación aplicada,
aparecerá el mensaje que especificó en el
Paso 4.
Para elegir el tipo de restricción que
podemos aplicar en una validación de datos,
debemos conocer el alcance de cada uno de los
criterios disponibles. Desde
Datos/Herramientas de datos/Validación de
datos/Validación de datos, accedemos
al cuadro de diálogo Validación de datos, que
en la sección Permitir de la solapa
Configuración nos da la posibilidad de
desplegar la lista de opciones de validación
disponibles. Entre estas opciones podemos
elegir:
• Cualquier valor: nos permitirá ingresar
cualquier valor en las celdas
seleccionadas para la validación. Podemos
usar esta opción cuando necesitemos
hacer más flexible el ingreso de datos.
• Número entero: sólo permitirá el ingreso de
números enteros.
• Decimal: permite el ingreso de números
decimales, además de enteros.
• Lista: es una de las formas más eficientes
para asegurarnos que los datos que se
ingresarán respondan a las restricciones que
especificamos, ya que los usuarios
sólo podrán elegir los datos que pueden
ingresar desde una lista.
• Fecha: esta opción sólo admitirá datos con
formato de fecha que se correspondan
con un intervalo especificado previamente.
• Hora: esta opción sólo aceptará datos con
formato de hora, que se correspondan
con el intervalo especificado anteriormente.
• Longitud de texto: en esta opción se
permite especificar la cantidad máxima de
caracteres que se podrán ingresar en una
celda.
• Personalizada: aquí se permitirá ingresar
datos a partir de funciones o de los
valores de otras celdas, de manera de hacerla
más personalizada.
Figura 14. Las diferentes
opciones de configuración para la validación de datos
nos permiten
elegir la que mejor se adecue a nuestras necesidades.
En la sección Datos del cuadro de diálogo
Validación de datos, podemos definir
comparaciones tales como igual que, menor
que, mayor o igual que, etcétera. Si
elegimos la opción entre, tendremos además
que especificar un valor Mínimo y un
valor Máximo para definir el intervalo,
teniendo en cuenta el tipo de configuración
elegida; por ejemplo, si seleccionamos la
opción Número entero, no podemos especificar
valores decimales para los mínimos y los
máximos del intervalo.
LOS MENSAJES
Cuando creamos una validación de datos
podemos configurar dos tipos de
mensajes: los mensajes de entrada y los mensajes
de error. Los mensajes de
entrada ofrecen al usuario orientación acerca
del tipo de datos que se espera que
ingresemos. Este mensaje aparecerá cada vez
que activemos cualquiera de las
celdas en las que especificamos la
validación. Para escribir un mensaje de entrada
debemos ir a Datos/Herramientas de
datos/Validación de datos/Validación de datos
y seleccionar la solapa Mensaje de entrada.
Los mensajes de error aparecerán cuando
intentemos ingresar datos no válidos
para la regla aplicada. Para personalizar un
mensaje de error debemos ir a
Datos/Herramientas de datos/Validación de
datos/Validación de datos, y seleccionar
la solapa Mensaje de error. La opción Estilo
de esta solapa nos permite elegir entre
tres tipos diferentes de mensajes de error.
Tabla 2. Mensajes
de error en una validación de datos.
CIRCULAR LOS DATOS QUE INFRINGEN LA REGLA DE VALIDACIÓN
Si aplicamos una validación de datos en una
hoja de cálculo, podemos hacer un rápido
control de la información ingresada, para
verificar si se han infringido las reglas de
validación establecidas. Para ello, vamos a
la ficha Datos y en el grupo Herramientas
de datos hacemos clic sobre la flecha que
aparece a la derecha de Validación de datos;
en el menú desplegable podremos elegir la
opción Rodear con un círculo datos no
válidos, para que verifique los datos de la
planilla y si encuentra algunos que no
cumplen con la regla aplicada, aparecerán
rodeados con un círculo de color rojo.
Figura 15. A
través de la opción Rodear con un círculo
datos no válidos,
podemos identificar rápidamente y de manera visual
los datos que no
cumplen con los criterios de validación aplicados.
Para quitar las reglas de validación que
aplicamos, vamos a Datos/Herramientas de
datos/Validación de datos/Validación de datos
y en el cuadro de diálogo Validación de
datos, hacemos clic en el botón Borrar todos.
CONSOLIDAR DATOS
La herramienta Consolidar nos permite resumir
los datos de una misma o de diferentes
hojas de cálculo en una tabla de resumen que
rápidamente mostrará los resultados
relacionados, simplificando otros
procedimientos. Para entender mejor este
concepto, analicemos el siguiente ejemplo: si
en un libro de Excel 2010 llevamos el
control de nuestros gastos familiares y,
utilizamos las mismas categorías de información
para cada mes (ingresos y gastos), podemos
usar una consolidación para
resumir estas cifras en una nueva hoja de
cálculo.
En el Paso a paso siguiente aprenderemos a
utilizar esta interesante herramienta.
Paso 1
Ingrese datos similares a los de la imagen
presentada, en diferentes hojas de
cálculo de un nuevo libro de Excel 2010.
Paso 2
Inserte una nueva hoja de cálculo en blanco,
al final de las hojas con datos.
Luego, vaya a la ficha Datos y allí hallará
el grupo Herramientas de datos,
dentro del cual se encuentra Consolidar. Haga
clic allí.
Paso 3
En el cuadro de diálogo Consolidar vaya al
cuadro Función y seleccione Suma;
luego haga clic en el cuadro Referencia y en
la hoja de cálculo seleccione el rango
de celdas que incluirá en la consolidación de
datos; haga clic en Agregar. Repita
este procedimiento con cada rango de celdas
de las diferentes hojas de cálculo
a incluir y haga clic en Agregar luego de
cada selección.
Paso 4
Tilde la opción Columna izquierda y haga clic
en Aceptar para cerrar este cuadro
de diálogo y regresar a la hoja de cálculo en
blanco.
Paso 5
En la hoja de cálculo verá los datos de las
diferentes hojas de cálculo que
seleccionó previamente, resumidos en una
única columna y con la suma de
los resultados en la columna adyacente.
PROTECCIÓN DE LOS DATOS
Si queremos evitar que otros usuarios del
mismo equipo en el que guardamos
nuestros libros de Excel, por error o en
forma maliciosa, modifiquen los datos de
nuestro libro de trabajo, podemos protegerlo
impidiendo que se efectúen
cambios en él. Para proteger todo el libro,
vamos a Revisar/Cambios/Proteger libro;
en el cuadro de diálogo Proteger estructura y
ventanas podemos tildar ambas
opciones para impedir que se realicen cambios
en el libro, tales como insertar
nuevas hojas, eliminar alguna de las
existentes o insertar una hoja de gráficos.
Sin embargo, debemos tener en cuenta que aún
con este nivel de protección se
pueden hacer cambios en los datos de las
hojas del libro.
Figura 16. Desde
el cuadro de diálogo Proteger estructura
y ventanas podemos
colocar una contraseña.
También podemos proteger con contraseña la
apertura del libro o la modificación
de los datos desde Archivo/Guardar como. En
la parte inferior de este cuadro de
diálogo desplegamos el botón Herramientas y
elegimos Opciones generales, que nos
permitirá introducir una contraseña de
apertura y de escritura.
En la siguiente plaqueta podemos encontrar la
definición de contraseña.
Figura 17. Antes
de completar los pasos necesarios para guardar el libro,
podemos establecer
las contraseñas de apertura y de escritura.
El comando Proteger libro no impide que otros
usuarios puedan eliminar o modificar
datos, formatos, insertar o eliminar filas o
columnas, en las hojas de cálculo.
Para limitar estas acciones debemos usar el
comando Proteger hoja. Para ello,
primero debemos seleccionarlas y luego vamos
a Revisar/Cambios/Proteger hoja;
en el cuadro de diálogo Proteger hoja podemos
elegir diferentes elementos de la
hoja de cálculo sobre los cuales permitiremos
que se realicen modificaciones.
También es posible establecer una contraseña
para impedir que otros usuarios
quiten la protección de la hoja de cálculo.
Sintetizando lo que analizamos en los
párrafos anteriores, podríamos decir que
el comando Proteger Libro nos permitirá
resguardar la estructura del libro, impidiendo
cambios que involucren insertar o eliminar
nuevas hojas o modificar el
nombre a las etiquetas. Por su parte, el
comando Proteger hoja impedirá que otros
usuarios realicen cambios que pueden afectar
a los datos que contienen las hojas,
como insertar o eliminar filas o columnas,
editar el contenido de las celdas o
modificar el formato de éstas.
Cuando protegemos una o varias hojas de
nuestro libro, podemos seleccionar los
elementos sobre los cuales los usuarios
podrán realizar acciones. Desde Revisar/Cambios/Proteger hoja accedemos a las
opciones de Permitir a los usuarios
de esta hoja de cálculo, que nos permite
tildar las acciones que habilitaremos
(o desmarcar las que no permitiremos).
Tabla 3. Elementos
de una hoja de cálculo que podemos proteger.
Si queremos cambiar los elementos de la hoja
de cálculo que protegimos a través de
las opciones del comando Proteger hoja,
debemos, en primer lugar, quitar la protección
aplicada a través del comando Desproteger
hoja. Este comando, que se encuentra
en la ficha Revisar, dentro del grupo
Cambios, reemplaza al comando Proteger hoja
cuando una hoja está protegida. Al
seleccionarlo, quitamos la protección y se vuelve
a activar el comando Proteger hoja. Entonces,
podemos acceder nuevamente a este
comando y desactivar las opciones que no
deseamos que los usuarios puedan realizar
en la hoja de cálculo.
OCULTAR Y BLOQUEAR CELDAS
Muchas veces podemos necesitar ocultar
celdas, por ejemplo, para que las
fórmulas por las cuales obtuvimos un
resultado no estén visibles. En ese caso,
usamos alguno de estos procedimientos:
• Ocultar la Barra de fórmulas: desde la
ficha Vista vamos al grupo Mostrar y
quitamos la marca de verificación de la
opción Barra de fórmulas. Si deseamos
volver a tenerla visible, tildamos esta
opción. Si ocultamos la Barra de fórmulas
no veremos la fórmula por la cual obtuvimos
un resultado, pero podemos
acceder a la fórmula haciendo doble clic
sobre ella (si la hoja de cálculo está
protegida, no se podrá ejecutar esta acción).
• Ocultar las celdas: desde
Inicio/Celdas/Formato o haciendo clic con el botón
secundario del mouse sobre las celdas que
deseamos ocultar, accedemos al
comando Formato de celdas. En la solapa
Proteger tildamos la opción Oculta.
Si necesitamos evitar que otros usuarios modifiquen
o ingresen datos en algunas
celdas, podemos bloquearlas. Desde
Inicio/Celdas/Formato accedemos a Bloquear
celda; también podemos provocar el mismo
resultado haciendo clic con el botón
secundario del mouse sobre las celdas que
queremos bloquear y, seleccionando la
opción Formato de celdas del menú contextual.
Luego, en la solapa Proteger
tildamos la opción Bloqueada para finalizar
el proceso.
Las acciones de bloquear y ocultar celdas
sólo tienen efecto una vez que protegemos
lugar, bloquear u ocultar (o ambas acciones,
si es necesario) y luego proteger la hoja.
En una hoja protegida con celdas bloqueadas u
ocultas, no se podrá modificar o
ingresar datos en las celdas marcadas con esa
protección, ni se podrán ver las fórmulas
por las cuales se obtuvieron los resultados.
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