Resumen: GENERALIDADES DE EXCEL

Excel es un programa que nos permite manipular datos numéricos. Con este software podemos crear tablas, realizar cálculos y analizar la información. A este tipo de software se le conoce como hoja de cálculo.

La hoja de cálculo

La característica principal de Excel es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, formada por filas y por columnas. De esta manera se forman pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que está conformada por la columna y la fila a la que pertenece. Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1.

En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos. Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número o como un texto es que si introducimos un dato de tipo texto se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos numéricos se alinearán a la derecha.

De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato alfanumérico en cada celda.

Operaciones aritméticas

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma, la resta, la multiplicación y la división. La única condición es que debemos colocar un signo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.

Funciones de Excel

Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos, Excel provee de funciones las cuales son procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos. Podemos pensar en las funciones como si fueran nuestras asistentes de Excel a quienes les pasamos algunos datos numéricos y ellas se encargarán de realizar los cálculos y entregarnos el resultado correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien puedo pasarle una serie de números y me regresará el promedio de todos ellos.

Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre sí y facilitar su interpretación.

Un gráfico también puede ser un conjunto de puntos, que se plasman en coordenadas cartesianas, y sirven para analizar el comportamiento de un proceso, o un conjunto de elementos.

La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Los gráficos se pueden clasificar en:

Numéricos: con imágenes visuales que sirven para representar el comportamiento o la distribución de los datos cuantitativos de una población.

Lineales: en este tipo de gráfico se representan los valores en dos ejes cartesianos ortogonales entre sí. Las gráficas lineales se recomiendan para representar series en el tiempo y es donde se muestran valores máximos y mínimos; también se utiliza para varias muestras en un diagrama.

De barras: que se usan cuando se pretende resaltar la representación de porcentajes de datos que componen un total. Una gráfica de barras contiene barras verticales que representan valores numéricos, generalmente usado una hoja de cálculo. Las gráficas de barras son una manera de representar frecuencias. Las frecuencias están asociadas con categorías. Una gráfica de barras se presenta de dos maneras: horizontal o vertical. El objetivo es poner una barra de largo (alto si es horizontal) igual a la frecuencia. La gráfica de barras sirve para comparar y tener una representación gráfica de la diferencia de frecuencias o de intensidad de la característica numérica de interés.

Gráficas Circulares: gráficas que nos permiten ver la distribución interna de los datos que representan un hecho, en forma de porcentajes sobre un total. Se suele separar el sector correspondiente al mayor o menor valor, según lo que se desee destacar.

Histogramas: Se emplea para ilustrar muestras agrupadas en intervalos. Esta formado por rectángulos unidos a otros, cuyos vértices de la base coinciden con los limites de los intervalos y el centro de cada intervalo es la marca de clase, que representamos en el eje de las abscisas. La altura de cada rectángulo es proporcional a la frecuencia del intervalo respectivo.

Las macros Excel es un conjunto de instrucciones programadas en la hoja de cálculo electrónica Excel, las cuales automatizan las operaciones que realiza la aplicación ofimática Excel con el objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error.

Vba es el lenguaje de programación que se utiliza para la creación de las macros Excel, vba son las siglas de Visual Basic for Applications y es un lenguaje desarrollado por Microsoft e implementado dentro de los programas informáticos de la suite Office, donde se encuentra Excel.

Para entender mejor el concepto de las macros Excel imaginemos que en nuestro trabajo tenemos que escribir diariamente el valor de cambio de 1 euro por 1 dólar, para posteriormente realizar una serie de cálculos referentes a temas financieros o contables, entonces diariamente tendremos que entrar en Internet, buscar el valor de cambio, copiar y pegar el valor  en nuestra hoja Excel y realizar los cálculos oportunos. Mediante las macros Excel al apretar un botón automáticamente la aplicación Excel realizará cada una de las operaciones descritas anteriormente por nosotros, dando el resultado fiable en apenas 1 segundo.

En el anterior ejemplo si realizásemos este trabajo de manera manual podemos decir que invertiríamos 10 minutos, que al cabo del año supondría 3300 minutos,  equivalente a casi 7 días laborables dedicados a realizar esta operación, ¿Qué pasaría si se tuviese que realizar este tipo de trabajo diariamente pero con una gama de 50 monedas  diferentes?, ¿estaría dispuesto a dedicarse íntegramente el día completo a realizar esta tarea repetitiva sabiendo que con una macro Excel se puede realizar en apenas 1 segundo y con una nula probabilidad de error?.

Pero para que Excel haga estos trabajos por usted es necesario que le digamos como, en este momento es cuando interviene VBA, podemos decir que VBA es el interlocutor por el cual nos comunicamos con Excel, Vba es el lenguaje de programación de las Macros Excel.

Existen 2 maneras de realizar Macros en Excel:

Mediante el uso de la grabadora de Macros.

Mediante el uso del lenguaje VBA para programar a Excel

La primera de las opciones es la más fácil, dado a que solo requiere apretar al botón grabador de macros y realizar el conjunto de operaciones que queramos que se repitan, una vez finalizado guardamos la macro grabada con el nombre que queramos. Cada vez que queramos ejecutar esta macro tendremos que apretar el botón ejecutar macro y seleccionarla.

Esta primera opción es la más fácil de usar pero es la que presenta más limitaciones, dado a que solo ejecutará una vez la tarea grabada así como no utilizará  toda la potencia del lenguaje VBA.

La segunda opción requiere del conocimiento y práctica del lenguaje de programación VBA, pero es sin duda la opción más potente en cuestión de desarrollo de aplicaciones, cualquier cosa que se nos ocurra puede realizarse mediante el uso de VBA, desde una aplicación compleja hasta la automatización de tareas repetitivas de nuestra hoja de cálculo Excel.

A continuación se citan algunos ejemplos de las cosas que podemos con las Macros Excel:

Desarrollo de aplicaciones complejas

Automatización de tareas repetitivas

Desarrollo de nuevas funciones o aplicaciones dentro de la propia Excel

Comunicación entre aplicaciones compatibles con VBA como Word, Access, Outlook, Autocad…

Creación de juegos dentro de la aplicación Excel

¿Qué es una macro de Excel?

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programación

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.

Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.

Que  es  un  macro?

es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra forma, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.
Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.
La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.
Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento cronológico usadas para economizar tareas; una macro no es más que un conjunto de instrucciones tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc., y que se almacenan en una ubicación especial por ejemplo en Microsoft Access observamos que hay una zona para crear macros, una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que al llamarse desde otra instrucción: borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas, extraerá su información de un log, entre otras cosas.

Las macros Excel es un conjunto de instrucciones programadas en la hoja de cálculo electrónica Excel, las cuales automatizan las operaciones que realiza la aplicación ofimática Excel con el objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error.

Vba es el lenguaje de programación que se utiliza para la creación de las macros Excel, vba son las siglas de Visual Basic for Applications y es un lenguaje desarrollado por Microsoft e implementado dentro de los programas informáticos de la suite Office, donde se encuentra Excel.

Para entender mejor el concepto de las macros Excel imaginemos que en nuestro trabajo tenemos que escribir diariamente el valor de cambio de 1 euro por 1 dólar, para posteriormente realizar una serie de cálculos referentes a temas financieros o contables, entonces diariamente tendremos que entrar en Internet, buscar el valor de cambio, copiar y pegar el valor  en nuestra hoja Excel y realizar los cálculos oportunos. Mediante las macros Excel al apretar un botón automáticamente la aplicación Excel realizará cada una de las operaciones descritas anteriormente por nosotros, dando el resultado fiable en apenas 1 segundo.

En el anterior ejemplo si realizásemos este trabajo de manera manual podemos decir que invertiríamos 10 minutos, que al cabo del año supondría 3300 minutos,  equivalente a casi 7 días laborables dedicados a realizar esta operación, ¿Qué pasaría si se tuviese que realizar este tipo de trabajo diariamente pero con una gama de 50 monedas  diferentes?, ¿estaría dispuesto a dedicarse íntegramente el día completo a realizar esta tarea repetitiva sabiendo que con una macro Excel se puede realizar en apenas 1 segundo y con una nula probabilidad de error?.

Pero para que Excel haga estos trabajos por usted es necesario que le digamos como, en este momento es cuando interviene VBA, podemos decir que VBA es el interlocutor por el cual nos comunicamos con Excel, Vba es el lenguaje de programación de las Macros Excel.

Existen 2 maneras de realizar Macros en Excel:

Mediante el uso de la grabadora de Macros.

Mediante el uso del lenguaje VBA para programar a Excel

La primera de las opciones es la más fácil, dado a que solo requiere apretar al botón grabador de macros y realizar el conjunto de operaciones que queramos que se repitan, una vez finalizado guardamos la macro grabada con el nombre que queramos. Cada vez que queramos ejecutar esta macro tendremos que apretar el botón ejecutar macro y seleccionarla.

Esta primera opción es la más fácil de usar pero es la que presenta más limitaciones, dado a que solo ejecutará una vez la tarea grabada así como no utilizará  toda la potencia del lenguaje VBA.

La segunda opción requiere del conocimiento y práctica del lenguaje de programación VBA, pero es sin duda la opción más potente en cuestión de desarrollo de aplicaciones, cualquier cosa que se nos ocurra puede realizarse mediante el uso de VBA, desde una aplicación compleja hasta la automatización de tareas repetitivas de nuestra hoja de cálculo Excel.

A continuación se citan algunos ejemplos de las cosas que podemos con las Macros Excel:

Desarrollo de aplicaciones complejas

Automatización de tareas repetitivas

Desarrollo de nuevas funciones o aplicaciones dentro de la propia Excel

Comunicación entre aplicaciones compatibles con VBA como Word, Access, Outlook, Autocad…

Creación de juegos dentro de la aplicación Excel

¿Qué es una macro de Excel?

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programación

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.

Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.

Que  es  un  macro?

es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra forma, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.
Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.
La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.
Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento cronológico usadas para economizar tareas; una macro no es más que un conjunto de instrucciones tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc., y que se almacenan en una ubicación especial por ejemplo en Microsoft Access observamos que hay una zona para crear macros, una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que al llamarse desde otra instrucción: borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas, extraerá su información de un log, entre otras cosas.

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que contiene campos, ésta consiste en el resumen y análisis de un conjunto de datos de una lista o tabla original, atendiendo a varios criterios de agrupación, representa una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.
Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Y es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, resumir, consolidar, analizar y filtrar datos, cambiar la presentación de los datos, visualizar o no los datos origen, etc.

Una tabla dinámica pude actualizarse cada vez que se modifiquen los datos originales de las mismas, en otras palabras los datos que se utilizaron para crear dicha tabla. Las tablas dinámicas son creadas con la ayuda de una asistente y se parte con información de una base de datos como la de Microsoft Excel.

Características de una tabla dinámica.

Se puede manipular información dentro de ellas y de este modo se las actualiza Una tabla dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar información.

Partes de una tabla dinámica.

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:

• Campo de Página: Un campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha      asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región es un campo de página que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de página, la tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
• Elemento de un campo de Página: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla dinámica muestra únicamente los datos resumidos para dicha región.
• Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los más próximos al área de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, están situados a la izquierda de los campos de la fila interior.
• Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos más próximos al área de datos; los campos de columna exteriores están encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).
• Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos.  En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica mediante la función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.
• Elementos: Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos.
• Área de Datos: El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del área de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.